S’organiser pour réussir : la méthode Getting Things Done de David Allen

Dans la société de l’information, dans les professions de la connaissance que nous occupons, la plupart du stress que nous ressentons provient des engagements que nous avons pris ou que nous avons acceptés.

Quand nous avons l’impression de ne pas réussir à faire ce qui est attendu de nous, quand nous nous sentons submergés par nos responsabilités et nos activités, nous traînons constamment un sentiment d’inconfort qui nous plombe.

 

L’efficacité est une compétence très appréciée dans le monde professionnel, et notre évolution de carrière est très dépendante de notre capacité à réaliser des projets et à porter à terme des initiatives.

 

A travers sa méthode « Getting things done », David Allen souhaite partager le système d’efficacité personnelle qu’il a utilisé avec des milliers de cadres et de dirigeants, et qu’il a pu affiner pendant plus de vingt ans de pratique.

 

Pour bien gérer nos engagements, nous devons adresser les 3 aspects suivants :

  • D’abord, tant que des choses restent dans notre tête, elle n’est pas libre ; pour la vider, nous devons être sûr d’avoir tout collecté dans un système externe.
  • Ensuite, nous devons avoir les idées claires sur ce que ça veut dire honorer un engagement, et ce que nous devons faire pour y arriver.
  • Pour terminer, une fois décidées les actions à prendre, nous devons nous assurer d’avoir des pense-bêtes qui nous les rappellent au bon moment.

 

Vous avez la possibilité de vous entrainer, comme un athlète, et devenir plus rapide, plus proactif, et plus focalisé dans votre travail. Pour y arriver, vous devez d’abord acquérir l’habitude de ne rien garder dans votre tête.

 

Les 5 étapes de la méthode Getting Things Done

La plupart du temps, notre esprit rumine autour de quelque chose parce que nous n’avons pas encore défini quel résultat nous souhaitons atteindre à son propos, parce que nous n’avons pas encore décidé quelle sera la toute prochaine action à réaliser, ou encore, parce que nous n’avons pas mis en place des rappels efficaces.

Tant que nous n’avons pas clarifié nos idées et pris des décisions, et que nous n’avons pas sauvegardé le résultat de ces réflexions dans un système auquel nous faisons confiance, notre cerveau ne va pas abandonner la tâche.

 

Continuer à penser à quelque chose sur laquelle nous ne pouvons pas progresser n’est pas seulement une perte de temps et d’énergie. Cela ne fait qu’augmenter nos angoisses sur ce que nous devrions faire, mais nous ne sommes pas en train de faire.

 

Ce qui tourne en continuation dans notre tête sont des « trucs », une masse mal définie de choses pour lesquelles nous n’avons pas déterminé le résultat souhaité ou l’action suivante.

La raison pour laquelle la plupart de gens n’arrivent pas à profiter pleinement des systèmes d’organisation personnelle, c’est qu’ils n’ont pas réussi à transformer tous les «trucs» qu’ils essayent d’organiser en résultat souhaité et actions à faire.

 

Contrairement à d’autres systèmes d’organisation personnelle, qui commencent par la définition de nos buts dans la vie pour ensuite définir des objectifs annuels, puis mensuels, et finir par une liste de tâches pour la journée, la méthode Getting Things Done suit le parcours contraire, et commence par une gestion optimisée du flux de nos activités quotidiennes.

 

Elle comporte 5 étapes :

  1. la première est de recueillir les choses qui nécessitent notre attention
  2. la deuxième est de définir leur nature et décider ce que nous souhaitons faire avec elle
  3. la troisième est d’organiser les résultats de ces décisions
  4. la quatrième est de décider comment réaliser les actions à faire
  5. et la cinquième est d’exécuter

 

Selon l’auteur, il est essentiel de séparer ces étapes au cours de la journée.

Il y a des moments où il a juste envie de recueillir les données en entrée, sans décider quoi en faire. A d’autres, il ne peut que réviser les notes d’une réunion. Et puis il y a ceux idéales pour agir.

Beaucoup de gens n’arrivent pas à s’organiser simplement parce qu’ils essaient de faire les cinq phases en même temps.

 

Dans cette vidéo, vous allez découvrir les 2 premières étapes. Dans la prochaine, ce sera le tour des 3 dernières.

 

Première étape : la collecte

La première étape est donc de collecter tout ce qui est dans notre radar.

Pour être efficace, la collecte doit être exhaustive. Les listes que nous rédigeons (d’une journée, d’un projet, de la maison), ne collectent que quelques domaines de responsabilité. Tout le reste, tout ce qui concerne d’autres domaines, reste coincé dans notre tête.

 

La collecte doit respecter 3 critères :

  1. tous nos « trucs » doivent finir dans notre système de collecte, et sortir de notre tête
  2. notre système doit compter un nombre minimal de bannettes de collecte
  3. nous devons les vider régulièrement

 

Voilà quelques idées de bannette de collecte :

  • placer sur notre bureau une bannette en plastique pour papier A4, qui va collecter notre courrier, nos notes des réunions, et toutes les idées qui nous traversent l’esprit.
  • utiliser une bannette similaire à la maison, pour la gestion de tout ce qui est lié à notre vie perso
  • utiliser la boîte de réception des nos mails uniquement pour ce rôle
  • perso, j’utilise aussi un logiciel de prise de notes (comme Evernote ou Microsoft One Note) pour enregistrer mes idées, ou les conclusions de discussion avec mon équipe ou mon responsable.

 

Pour vider votre tête, vous pouvez noter chaque idée ou chaque projet sur une feuille blanche, et la mettre dans la bannette de collecte. Ou encore, les noter dans votre logiciel de prise de note.

L’objectif, pour que le système fonctionne, est que tout ce qui se trouve dans notre radar doit arriver dans une de nos bannettes de collecte.

Fini les documents qui se baladent sur le bureau, fini les courriers disséminés à la maison. Fini les pensées qui tournent dans notre tête sans les noter et les poser dans une bannette.

 

L’accès aux bannettes doit être très simple, idéalement il faut pouvoir y déposer des choses sans nous lever de la chaise.

 

A ce stade, les bannettes contiennent nos « trucs » : nous ne les avons pas encore processés, nous ne savons pas encore ce que nous voulons en faire. Nous les avons simplement rassemblés à des endroits où nous sommes sûrs de pouvoir les retrouver plus tard.

Rien que ça, à condition de vider régulièrement les bannettes, nous rend l’esprit tranquille : il n’y a rien qui se balade dans la nature sans être capturé dans le système.

 

Deuxième étape : le traitement

La deuxième étape est de processer tout ce qui se trouve dans nos bannettes de collecte, avec l’objectif de tout vider. Cela ne veut pas dire qu’il faut faire tout ce que nous avons collecté.

Cela veut juste dire analyser chaque « truc » dans les bannettes, et décider précisément ce qu’il est, ce que nous voulons en faire, et quelle est la prochaine action.

 

Voilà 3 règles basiques pour cette étape :

  • Commencez avec le premier sujet, et processez tout de la même manière.
  • Analysez un seul sujet à la fois ; résistez la tentation de passer à un autre sujet qui attire votre attention avant d’avoir terminé avec celui que vous avez commencé.
  • Ne remettez jamais rien dans les bannettes de collecte : il faut éliminer la mauvaise habitude de prendre quelque chose, de ne pas vraiment trancher sur ce que vous allez en faire, et de la remettre où vous l’avez prise.

 

La question clé à se poser à ce stade est : « quelle est la prochaine action ? ».

Et vous devez arriver à une décision claire.

 

Une des possibles réponses est : il n’y a pas vraiment une action à faire pour ça.

Vous pouvez trouver 3 types de choses dans cette catégorie :

  • Des choses à jeter : mettez-les à la poubelle et le problème est réglé
  • Des choses pour lesquelles vous n’avez rien à faire dans l’immédiat, mais des actions seront potentiellement à faire par la suite. Notez-les dans une liste « Un jour/peut-être » ou notez-les dans un calendrier. L’objectif est de sortir ce sujet de votre tête, avec la confiance que vous aurez un rappel de cette action au moment approprié.
  • Des références : il s’agit d’informations utiles pour vos projets et réflexions, que vous mettez de côté pour pouvoir y accéder quand nécessaire. Organisez l’ensemble de vos références de manière simple ; dans ce cas, vous pouvez stocker autant de références que vous voulez.

 

Et si jamais l’ « item » que vous analysez implique une action, comment s’y prendre ?

Tout d’abord, vous devez définir quelle est la prochaine action à faire, le prochain geste physique qui vous rapproche à la résolution de la situation.

Parfois, la prochaine action sera évidente. D’autre fois, vous devrez passer un peu de temps de réflexion avant de pouvoir déterminer quoi faire.

 

Dès que la prochaine action est claire, vous avez trois possibilités :

  • La réaliser tout de suite : c’est ce qui vous devriez faire si pour la compléter vous avez besoin de moins de 2 minutes. Une fois terminée, vous n’aurez plus besoin d’y penser.
  • La déléguer : si vous n’êtes pas la meilleure personne pour réaliser cette action, déléguez-là de manière appropriée : envoyez à la bonne personne un mail, ou notez l’action parmi les sujets à traiter lors de la prochaine conversation avec cette personne.
  • La déférer, en la rajoutant à votre système d’organisation personnelle, pour la réaliser plus tard. Il est probable que beaucoup de « item » dans vos bannettes de collecte finissent ici. Pour l’instant, pour les actions dans cette catégorie, limitez-vous à leur coller dessus un post-it avec la prochaine action à faire et ajoutez-le à la liste « Actions à faire ».

 

Maintenant que vous connaissez les 2 premières étapes de la méthode « Getting Things Done », vous pouvez déjà commencer en mettant en place vos bannettes de collecte et votre système de références et en réalisant toutes les actions qui vont vous prendre moins de 2 minutes.

Rendez-vous à la prochaine vidéo pour la suite de ce système d’organisation personnelle.

 

Comment faites-vous aujourd’hui pour votre organisation personnelle ?

Quels conseils vous pouvez partager avec nous ?

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