Chaque jour, nous risquons de rester écrasés sous une avalanche d’information.
On estime que nous ingurgitons en moyenne 34 Giga-octets d’info par jour, l’équivalent de 174 quotidiens.
Cette explosion s’est beaucoup accélérée ces dernières années : c’est 5 fois plus qu’en 1986.
Le cerveau humain n’est pas adapté à gérer une telle quantité d’information. Les stimulations intellectuelles et les nouvelles informations étaient très rares dans l’environnement qui a caractérisé notre évolution pendant des centaines de milliers d’années.
Exposés à une telle quantité de données, c’est normal de se sentir débordés, stressés, d’autant plus qu’aujourd’hui, dans une très grande majorité de métiers, le quotidien professionnel consiste à traiter des informations, et les transformer en connaissance.
Mais si les nouvelles technologies ont causé une telle avalanche d’information, elles peuvent aussi représenter une solution. Elles peuvent constituer un second cerveau, que nous pouvons construire afin de réaliser les activités que notre premier cerveau, le biologique, a plus de mal à assurer.
Construire un second cerveau de Thiago Forte
L’explosion de la quantité d’informations auxquelles nous sommes exposés, ainsi que leur importance croissante dans nos résultats professionnels (et dans notre vie de manière générale), a porté à la naissance d’une nouvelle discipline.
Il s’agit de la gestion de la connaissance personnelle, ou personal knowledge management en anglais.
Tiago Forte est une référence mondiale de cette approche.
Dans son livre « Construire un second cerveau : la méthode complète pour organiser votre vie numérique et libérer votre potentiel créatif », il explique comment organiser le flux d’informations de notre vie de manière efficace.
Même si cette approche peut paraître laborieuse à premier abord, en réalité elle permet de libérer énormément de ressource mentales et créatives. Elle permet d’utiliser davantage notre cerveau biologique pour les activités dans lesquelles il est réellement excellent : réfléchir, créer, prendre des décisions.
Et de déléguer les autres à un cerveau numérique.
Afin de ne pas tomber dans le travers de vouloir atteindre la perfection dans les outils que nous utilisons, il est indispensable de se rappeler pourquoi créer un deuxième cerveau est une excellente idée.
Même si chaque cas est unique, nous pouvons identifier 3 raisons pour mettre en place un système de gestion de la connaissance.
La première est de disposer d’une aide à la mémorisation. Pour cela, les outils numériques offrent des performances bien supérieures à la capacité humaine de mémoriser un grand volume d’information.
La deuxième est de connecter des idées entre elles. Notre second cerveau peut représenter un véritable outil de réflexion. Il nous permet de récupérer facilement la bonne information au bon moment, et alimente notre intuition vers la création de nouveaux liens entre des informations qui à première vue n’ont rien en commun.
Pour terminer, ce système de connaissance se révèle extrêmement précieux pour créer des nouvelles choses. Au lieu de devoir commencer chaque nouveau projet, chaque nouvelle présentation, chaque acte créatif d’une page blanche, le second cerveau nous alimente avec les différentes briques de connaissance que nous avons déjà créé par le passé.
Le travail devient alors beaucoup plus simple. Au lieu de partir à chaque fois de zéro, nous n’avons qu’à assembler la connaissance que nous avons déjà cumulé.
Tout cela est possible par la mise en place des 4 étapes de la méthode « CODE » :
- C pour capturer idées, informations et inspirations dès qu’elles apparaissent.
- O pour organiser ces informations pour qu’elles soient facilement accessibles et exploitables plus tard.
- D pour distiller les informations capturées afin d’extraire synthétiquement les éléments les plus importants.
- E pour exprimer les idées sous forme d’un nouveau contenu original, sous forme de projets, de création, d’écriture ou de présentation.
Je te propose de découvrir plus en détail chacune des 4 étapes de cette méthode.
Capturer – garde ce qui résonne
Mettre en place un second cerveau équivaut à planter son propre « jardin de la connaissance ». C’est à toi de choisir les graines que tu souhaites planter, et qui vont porter leurs fruits.
Tout commence par la prise de notes. Que tu lises un livre, écoute un podcast, ou même pour tes idées géniales sous la douche, tu dois capturer ces informations dans un système simple et centralisé.
Il y a plusieurs bons outils de prise de note numériques : Evernote, Notion, Obsidian, Microsoft OneNote, avec des fonctionnalités intéressantes déjà en version gratuite.
Peu importe le format initial (texte, image, audio, vidéo, ses propres pensées et réflexions…), la capture de l’information doit être la plus simple possible, pour qu’on puisse la retrouver dans le futur, au moment où on en aura besoin.
Pris par l’enthousiasme des capacités virtuellement infinie de stockage dans le monde numérique, on peut avoir tendance à capturer trop d’information.
Pour avoir un repère, l’auteur capture en moyenne deux notes par jour.
Voici les 4 questions à se poser pour choisir ce qui est important à sauvegarder versus ce que l’on peut laisser de côté :
- Est-ce que cette information m’inspire ?
- Est-ce que cette information est utile ?
- Est-ce que cette information a une valeur personnelle ?
- Est-ce que cette information est surprenante ?
Si la réponse à au moins une de ces questions est positive, il convient de créer une note. Au début, il est normal d’hésiter sur le bon choix à prendre.
Fais confiance à ton intuition, et n’aies pas peur de rater des choses essentielles : si une information doit vraiment atterrir dans ton second cerveau, elle va se présentera à nouveau.
Organiser – sauvegarde des actifs pour une utilisation future
Comme un jardin, il convient considérer le second cerveau comme un espace, plus qu’un outil. Et pour que cet espace soit agréable, et qu’il facilite le flux de pensée, il doit être bien organisé.
Bien qu’il existe plusieurs critères possibles pour ranger l’information (il suffit de penser aux bibliothèques et à des archives), d’après Tiago Forte la meilleure approche consiste à ranger les informations selon leur utilisation future.
D’après l’auteur, la meilleure organisation (et la plus universelle) est composée de 4 domaines, en fonction de leur pertinence par rapport à tes objectifs et responsabilités actuels. Ces domaines correspondent à l’acronyme PARA :
- P comme Projets : ce sont les activités en cours, caractérisée par une date de début et une date de fin clairement identifiées, et un résultat spécifique à atteindre. Chaque projet actif aura sa place ici, et il va contenir toutes les notes qui peuvent être utiles, d’une manière ou d’une autre, à son exécution.
- A comme Aires de responsabilité. Il s’agit de nos domaines de vie, ou de nos missions au travail. Contrairement aux projets elles n’ont pas un objectif précis à atteindre dans un délai donné, il s’agit plutôt d’activités en continu dont on a la responsabilité. Par exemple : prendre soin de sa santé, de ses finances ou de ses relations.
- R comme Ressources : il s’agit d’informations qui ne se réfèrent pas directement à un projet ou à une aire de responsabilité, et qui ne nécessitent pas d’action immédiate. Les notes insérées ici seront peut-être utiles dans le futur.
- A comme Archives : c’est ici qui se trouvent tous les projets qui ne sont plus actifs, ou les aires de responsabilités ou les ressources qui ne sont plus d’actualités. Les mettre dans les archives permet de ne pas les avoir régulièrement sous les yeux, ce qui permet d’économiser notre attention, tout en les laissant disponibles pour une éventuelle consultation future.
Distiller – aller à l’essentiel
Lorsque nous les capturons, nos notes ne sont qu’à l’état brut. Pour les transformer dans de la connaissance à valeur, elles nécessitent d’un traitement supplémentaire.
Mais au moment où une info est sauvegardée, impossible de savoir si nous allons réellement la réutiliser par la suite. Investir de l’effort pour la traiter immédiatement risque d’être une perte de temps.
Il vaut mieux attendre, et distiller la valeur de cette information si et quand elle nous est utile. Tiago Forte conseille de progresser par niveau, grâce à la Technique de la Synthèse Progressive.
Le premier niveau est représenté par la note capturée elle-même. Plutôt que de sauvegarder tout un livre, un article, ou un interview, il convient de sauvegarder uniquement les extraits les plus intéressants et laisser un lien en référence au cas où retrouver la source originale serait utile.
Le deuxième niveau de distillation consiste à relire les extraits mis de côté, et à mettre « en gras » les portions les plus utiles. Ne serait-ce que ce 2ème passage rend beaucoup plus efficace et rapide le traitement de cette note par la suite.
Pour une note qui est assez longue, et suffisamment importante de nécessiter plusieurs relectures, il convient rajouter un troisième niveau de traitement, où on souligne les passages les plus importants parmi ceux qui ont été mis en gras dans le 2ème niveau de distillation.
Pour chaque niveau, il est recommandé de garder uniquement entre 10% et 20% du niveau précédent.
Le quatrième et dernier niveau de distillation consiste à réaliser un « executive summary », c’est à dire d’ajouter un résumé sous forme de liste à puces en début de la note, où on ne garde que les idées essentielles.
Exprimer – montrer son travail
Tout le travail précédent (la collecte, l’organisation, la distillation) n’aurait pas beaucoup de valeur sans l’utilisation de la connaissance qui en résulte. La bonne nouvelle est que, arrivés à ce stade, nous pouvons tirer le maximum de valeur de notre deuxième cerveau.
Pour faciliter la production d’un travail créatif et original, Tiago Forte suggère de procéder par la création de Paquets Intermédiaires. Il s’agit de petits blocs de connaissances produits par notre travail intellectuel : des notes distillées, des documents, plans ou présentations produits à l’intérieur des projets, ou encore des livrables finalisés.
Ces bloques offrent plusieurs avantages :
- On peut les utiliser comme des blocs de Lego, afin de construire facilement des nouvelles compositions de connaissance, en les assemblant et en les faisant interagir de manière originale. Fini le cauchemar de démarrer d’une feuille blanche ! Avec le passage du temps, notre bibliothèque de Paquets Intermédiaires devient de plus en plus riche, et nous arrivons à produire un travail de grande qualité dans un temps record.
- Ensuite, il est possible de partager les Paquets Intermédiaires beaucoup plus tôt et beaucoup plus facilement qu’un livrable final. Cela facilite grandement la collaboration avec d’autres personnes : donner et recevoir du feedback est plus aisé quand cela concerne un travail en cours, plutôt que quand il est terminé.
Au moment de démarrer un nouveau projet, l’auteur suggère 4 méthodes différentes pour aller chercher de l’inspiration et de la valeur du travail réalisé par le passé. Il conseille d’ailleurs de suivre l’ordre suivant :
- La recherche par mot clé, qui est devenue extrêmement puissante dans les outils de prise de note. Quand on a une idée plus ou moins précise de ce que l’on cherche, il est facile de récupérer rapidement toutes les notes qui contiennent le terme recherché.
- La navigation, où on parcourt manuellement les différents dossiers de notre système PARA, en nous laissant inspirer par les projets, les archives et les ressources que nous avons déjà collectées.
- Avec les tags ou étiquettes que nous avons inséré dans les notes. Il n’est pas évident de savoir à l’avance quelles sont les bonnes étiquettes à appliquer. Il n’est donc pas rare d’ajouter ces étiquettes lorsque nous sommes déjà dans une phase de recherche active.
- La serendipité, la méthode la moins structurée, mais probablement aussi la plus puissante, lors de laquelle nous nous laissons guider par notre intuition. Afin de faciliter le travail de l’intuition, il est utile de ne pas utiliser que du texte dans ses notes, mais aussi d’ajouter des images, des schémas et des couleurs
L’état d’esprit du second cerveau
Un dernier élément fondamental pour bien exploiter le second cerveau, c’est l’état d’esprit avec lequel nous l’abordons. C’est bien plus important que les outils qui, eux, vont rapidement évoluer.
Le premier changement de mindset qui intervient très vite après la mise en place du second cerveau est le passage de la peur du manque à l’abondance.
Une grande partie de la tendance à ingurgiter toujours plus d’information vient de la peur de ne pas en avoir assez. Et, une fois acquise, nous sentons que nous devons la protéger du risque que quelqu’un l’utilise contre nous, ou qu’il vole nos idées.
Le problème avec cette accumulation compulsive, c’est qu’elle ne sera jamais assez.
L’utilisation du second cerveau va transformer en profondeur notre rapport avec l’information. Il nous invite à adopter une mentalité d’abondance. Nous réalisons que le monde est plein d’idées, d’opportunités, d’information. Nous n’avons pas besoin de nous protéger. Au contraire, une grande partie de la valeur vient de partager nos graines de sagesse avec les personnes autour de nous.
Cette transformation est facilitée par le passage d’une attitude de consommateur à celle d’un créateur.
C’est ce qui se passe dans la dernière étape de la méthode CODE, l’expression.
Pas besoin d’avoir un produit parfait, un récit terminé, ou une présentation finale avant de les partager. Commence avec les éléments dont tu disposes déjà.
Leur valeur va beaucoup s’enrichir grâce à tes discussions et les feedbacks que tu vas recevoir de la part des autres.
Voilà, tu connais désormais les 4 étapes indispensables à booster tes performances cognitives et intellectuelles, d’après le livre « Construire un deuxième cerveau », de Tiago Forte. Cela consiste à capturer, organiser, distiller et exprimer l’information dans un système à la fois puissant et facile à utiliser.
Si le sujet de la gestion de la connaissance t’intéresse, et tu souhaites améliorer tes performances d’apprentissage, je te conseille de lire l’article dédié au livre « Les 20 premières heures », de Josh Kaufman.
Et toi ? Es-tu partant pour commencer à construire ton second cerveau ?
Par quel projet ou quel outil souhaites-tu démarrer ?
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