DÉBORDÉ·E et avec l’impression de NE PAS AVANCER ? Voici comment AVOIR PLUS DE TEMPS
A la question : « comment vas-tu ? », on répond de plus en plus souvent : « je suis ultra-occupé », « c’est la folie au boulot », ou encore « je n’ai plus un instant pour moi ».
Nos agendas sont pleins du matin au soir, avec parfois plusieurs rendez-vous qui se chevauchent sur le même créneau. Notre téléphone n’arrête pas de nous rappeler le nombre de mail qui s’accumulent, les messages auxquels nous n’avons pas encore répondus, la liste d’alertes que nous n’avons pas encore gérée.
Nous arrivons au soir épuisés, complétement vidés d’énergie physique et mentale. Malgré le rythme effréné, nous avons du mal à répondre à la question : « mais qu’est-ce que j’ai vraiment fait aujourd’hui ? », nous repoussons toujours à demain la liste des projets et d’activités qui nous attirent.
Y a-t-il moyen de sortir de cette spirale qui nous tient prisonniers du manque de temps ?
Jake Knapp et John Zeratsky, les auteurs du livre « Créer le temps », sont deux designers de service qui ont longtemps travaillé pour Google et pour les start-up de la Silicon Valley. Dans leur propre travail, ils ont réalisé que malgré des journées de plus en plus chargées, où le sentiment de ne jamais avoir suffisamment de temps est tout aussi fort que la fatigue physique et mentale d’un rythme aussi effréné, amène très rarement à un sentiment de satisfaction et d’épanouissement de la manière dont nous utilisons notre temps.
Être toujours débordé : les 2 forces qui accapparent notre temps
Dans la culture du monde contemporaine, il y a deux forces opposées qui accaparent chaque minute de notre temps :
- La première est le carrousel de productivité. C’est l’injonction permanente que la société nous transmet de faire toujours plus de choses, d’optimiser chaque minute de notre journée pour un maximum d’efficacité. Si nous n’arrivons pas à tenir le rythme, nous sommes forcés à rester derrière. C’est une course sans fin.
- La deuxième est la piscine à débordement. Il s’agit de la source infinie de nouveau contenu divertissant et engageant représentée par tous les services, les applications et les réseaux sociaux qui nous accompagnent 24/7. Ils représentent la récompense idéale et toujours disponible à l’épuisement du carrousel de la productivité.
Dans notre quotidien, nous sommes constamment tiraillés entre une direction et l’autre, entre l’efficacité sans répits et la distraction sans limites.
Sortir de cet engrenage est d’autant plus difficile que toutes les personnes autour de nous, au travail comme à la maison, sont aussi prisonnières de ces deux forces, ce qui rend « normal » être à leur merci.
Et même quand on essaye de nous en libérer, il est très facile finir par céder à l’une d’entre elles parce qu’elles sont devenues la manière par défaut d’utiliser notre temps.
De cette manière, nous finissons par voir défiler les jours, les mois, voir les années, sans réellement avoir le sentiment d’avancer, d’avoir fait quelque chose qui apporte de la valeur.
Le système pour AVOIR PLUS DE TEMPS
Heureusement, il est possible de choisir un rapport différent au temps, et créer l’espace nécessaire pour se focaliser, chaque jour, sur les choses qui sont réellement importantes pour nous, et qui apportent une vraie satisfaction et un vrai épanouissement à notre vie.
C’est un système en 4 étapes : le « Best of », le laser, la réflexion, et l’énergie. Je vous propose de le découvrir une par une. Si le sujet de la gestion du temps vous intéresse, je propose un challenge de 30 jours afin de récupérer minimum une heure par jour pour les choses qui sont importantes pour vous. Vous trouvez le lien en description de cette vidéo.
1. Gagner du temps en définissant le « BEST OF » de sa journée
La première étape consiste à déterminer à l’avance quel est notre « Best of » de la journée. Est-ce que cela vous arrive le soir d’avoir le sentiment de n’avoir rien fait d’utile ou de remarquable dans votre journée, même si vous avez bossé comme des fous ?
Parmi les approches plus courantes pour améliorer son efficacité, vous avez la liste ToDo, ainsi que la définition des objectifs à long terme, 1 ou 2 ans. Ces deux approches ne permettent pas d’adresser ce sentiment d’insatisfaction. La première, la liste ToDo, représente une vision très court terme de la manière d’utiliser son temps. Elle contient toute une série de corvées et de petites actions à faire qui ont une valeur très faible pour notre vie.
Est-ce que nous nous rappellerons d’elles dans 5-10 ans ? Elles auront vraiment apporté de la valeur à notre vie ? Très probablement, nous ne nous en rappellerons même pas, et non pas dans 10 ans, mais juste la semaine prochaine.
L’autre approche, celle de définir nos objectifs à 1-2 ans, permet de ne pas perdre de vue ce qui est important dans notre vie. Elle nous indique quelle est la bonne direction à suivre. Malheureusement, cet horizon de temps est trop long pour être concret et actionnable dans le quotidien. Il ne permet pas de résister à la pression des urgences que nous devons constamment gérer. Et finalement, nos objectifs se transforment peu à peu dans des veux pieux, destinés à ne jamais se concrétiser.
L’alternative efficace est de définir, chaque jour, quel est notre « Best of », une SEULE activité à prioriser et protéger à tout prix dans notre agenda. Il s’agit de la chose qui donnera un sens à notre journée, celle qui nous fera dire au soir : voilà, je suis content de ce que j’ai fait aujourd’hui.
3 options pour votre « Best-of » : vous pouvez choisir la chose la plus urgente que vous devez faire aujourd’hui, ou alors ce qui va vous rendre le plus satisfaits à la fin de la journée, ou encore la chose qui va vous apporter le plus de joie.
Si au départ le choix ne vous semblera pas très évident, cela deviendra de plus en plus facile avec l’habitude. Faites confiance à votre intuition ! Et vous n’êtes pas obligé à choisir quelque chose de différent chaque jour : cela peut être juste la répétition de quelque chose que vous avez déjà fait la veille, ou une nouvelle étape d’un projet qui demande plusieurs jours pour être réalisé.
Visez une activité qui vous demande entre 60 et 90 minutes par jour, décidez à quel moment de la journée vous allez vous en occuper, et réservez le créneau correspondant dans votre agenda.
Ce qui est génial est qu’il n’est pas possible de se tromper : chaque jour, vous avez la possibilité de choisir un nouveau « Best of », et chaque soir vous avez la possibilité de savourer vos résultats. Et si jamais vous n’avez pas réussi à vous en occuper, vous aurez tout de suite l’occasion de vous rattraper le lendemain !
2. Gagner du temps en dirigeant son attention
La deuxième étape est de diriger tout son focus sur la réalisation du « Best of » de la journée. Une fois que le créneau que vous avez choisi pour vous occuper de votre best-of arrive, vous devez lui dédier toute votre attention. Et dans le monde de distraction perpétuelle de la piscine à débordement, cela n’est pas toujours facile.
Les applications sur votre portable et les réseaux sociaux sont conçus pour attirer votre attention, et vous distraire. Compter juste sur sa force de volonté pour y faire face est un pari perdu dès le départ. La bonne stratégie consiste à construire des barrières qui vous protègent des distractions.
L’idée est de changer son environnement et ses habitudes pour que l’option par défaut ne soit plus les distractions, mais la concentration.
La source de distraction probablement la plus dangereuse est constituée par son téléphone portable. Bien sûr, les applications et les services que nous pouvons installer représentent un grand aide à notre vie quotidienne. Cela serait dommage de s’en priver complétement.
Mais elles représentent aussi une énorme tentation et une perte de temps si nous ne faisons rien ! Les auteurs conseillent de changer la configuration de son téléphone afin de nous libérer des distractions. Par exemple, en désinstallant les applications qui consomment le plus notre temps : les réseaux sociaux, les sites d’information, même son compte email. L’objectif est de récupérer une utilisation volontaire et consciente de notre téléphone.
Un autre conseil est d’enlever presque toutes les notifications, en gardant juste les rappels de l’agenda et les SMS. Pour toutes les autres notifications, nous n’avons pas besoin d’y répondre immédiatement ; nous pouvons donc en prendre connaissance à des moments où nous ne serons pas distraits.
Et nous pouvons aussi laisser l’écran d’accueil complétement vide d’applications, et de les déplacer toutes à partir du 2ème écran. Cela limite le risque de lancer une application de manière complétement automatique, sans même nous rendre compte.
Nous pouvons aussi réduire le besoin de regarder notre téléphone en portant une montre au poignet : plus besoin de le chercher juste pour avoir l’heure.
Quand vous travaillez à l’ordinateur, une approche que personnellement je trouve très efficace est de lancer un compte à rebours pendant votre session de travail. Vous pouvez utiliser un minuteur de cuisine, et configurer des durées de travail entre 25 et 50 minutes, pendant lesquelles vous choisissez de ne travailler que sur votre Best Of, et d’ignorer toute distraction.
Si la tentation d’internet est trop forte, vous avez aussi des applications qui permettent de vous couper complétement votre connexion pendant la durée de votre session de travail. Vous n’aurez plus d’autres choix que de vous concentrer et avancer sur ce qui compte vraiment pour vous.
3. Gagner du temps en développant plus d’énergie
La troisième étape consiste à développer l’énergie nécessaire à la réalisation de vos tâches. En effet, même si vous avez réservé du temps pour votre Best Of et que vous avez éliminé toutes les distractions, vous n’arriverez pas à avancer si votre batterie d’énergie physique et mentale est vide.
Il est donc indispensable de s’assurer que la batterie soit bien chargée, et la seule option possible est de s’occuper de son corps.
Pas besoin de séances d’entraînement épuisantes à la gym ou préparer des marathons pour avoir de l’énergie. Ils existent des enchaînements d’exercices très intenses que vous pouvez suivre, et qui ne demandent que 7 minutes de votre temps.
Même 20 minutes de promenades à l’extérieur, de préférence dans un milieu naturel, représentent un excellent exercice physique qui va alimenter votre énergie.
Ce qui compte, plus que l’intensité ou la durée, est la régularité de votre exercice : dans la mesure du possible, essayez d’en faire tous les jours. Faites de vos déplacements des occasions pour marcher davantage, par exemple en descendant du métro une ou deux arrêts plus tôt, et en finissant le trajet à la marche, ou encore en évitant l’ascenseur et en prenant les escaliers à chaque fois que cela est possible.
Chaque minute que vous « perdez » en faisant de l’exercice, vous allez la récupérer (et même en gagner), grâce au surplus d’énergie que vous allez développer.
D’autres moyens d’avoir plus d’énergie consistent dans une meilleure alimentation, un meilleur sommeil, et une meilleure vie sociale. Concernant l’alimentation, sans descendre dans trop de détail, il suffit de s’essayer de manger des aliments le plus naturels et le moins transformés possibles, dont une grande majorité d’origine végétale, c’est à dire fruits et légumes.
Concernant le sommeil, l’idéal est d’essayer de garder des horaires les plus réguliers possibles, en se couchant et se levant toujours à la même heure, en semaine comme pendant le week-end. Essayer de se caler avec la lumière naturelle du soleil aide le corps à suivre le rythme. Par exemple, essayez de réduire l’intensité lumineuse de vos pièces à partir d’une heure avant de vous coucher.
Et si vous en avez l’occasion, des petites siestes de 10-20 minutes l’après-midi après mangé, peuvent vous donner un grand boost d’énergie pendant quelques heures.
Un dernier élément qui contribue grandement à votre niveau d’énergie est votre vie sociale, en particulier les rencontres face à face. Dans la mesure du possible, cherchez des occasions régulières pour voir vos amis, ou faire des nouvelles connaissances. Si la rencontre en physique n’est pas possible, des appels téléphoniques ou visio sont une bonne alternative. Des messages écrits sur des réseaux sociaux ne comptent pas.
4. Gagner du temps en menant une réflexion régulière
La quatrième étape consiste à mener une réflexion régulière sur la manière dont le système fonctionne pour vous. D’après la méthode scientifique, vous pouvez : observer ce qui se passe, faire des hypothèses sur les possibles causes, mener des expériences pour tester vos hypothèses et mesurer les résultats obtenus.
De cette manière, peu à peu, vous pouvez améliorer votre propre système pour créer le temps pour ce qui est important pour vous. Identifiez quelles sont les approches qui vous apportent des bons résultats, et celles qui ne s’appliquent pas à votre propre situation, ou du moins pas telles quelles. Pour cela, à la fin de chaque journée, vous pouvez tout simplement noter si vous avez réussi ou pas à réaliser votre « Best of » de la journée. Indiquez sur une note de 1 à 10 quel a été le niveau de votre focus et de votre énergie pendant la journée, les méthodes que vous avez essayé d’appliquer et comment cela s’est passé.
Mener une réflexion de ce type ne serait-ce que pendant quelques jours vous donnera déjà une très bonne compréhension de comment vous fonctionnez, et vous permettra d’améliorer significativement la manière dont vous gérez votre temps.
Chercher la perfection dans son rapport au temps est à la fois utopique et un mauvais objectif. Ce qui compte est d’expérimenter des approches que vous pensez efficaces dans votre propre situation, et les affiner peu à peu jusqu’à que vous soyez satisfaits et heureux de la manière dont vous passez vos journées.
L’approche des petits pas, et des petits gestes quotidiens, est la meilleure que vous pouvez adopter pour avoir des résultats significatifs sur le long terme.
Voilà, vous connaissez désormais les 4 étapes que Jake Knapp et John Zeratsky proposent dans leur livre « Créer le temps » afin de se libérer de la tyrannie du carrousel de productivité et de la piscine à débordement.
Nous pouvons par contre choisir quels sont les « Best of » qui vont donner du sens et de la satisfaction à nos journées, et nous pouvons aussi cultiver notre attention et notre énergie afin de nous en occuper régulièrement.
Si le sujet de la gestion du temps vous intéresse, je vous conseille de voir la vidéo dédiée au livre « Votre temps est infini », de Fabien Olicard, ou encore la vidéo dédiée au livre « Priorité aux priorités », de Stephen Covey.
Si cela vous intéresse, je propose également un challenge de 30 jours afin de récupérer minimum une heure par jour pour les choses qui sont importantes pour vous. Vous trouvez le lien en description de cette vidéo.
A très vite pour des nouvelles idées !!
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