Gestion du temps : les meilleures méthodes pour améliorer sa productivité
Notre relation au temps est souvent assez compliquée : nous avons l’impression de lui courir derrière, avec une montagne de chose à faire, de le gaspiller sur des détails sans trop d’importance, ou encore de manquer d’organisation pour en tirer toute la valeur.
Que ce soit dans notre vie pro ou perso, nous avons envie d’utiliser au mieux notre temps, de disposer de méthodes et outils qui permettent d’améliorer sa productivité et réaliser le maximum de chose dans le temps que nous avons à disposition.
Et bien, il suffit de quelques astuces et quelques ajustements pour améliorer significativement la productivitéde nos journées. Pas besoin de tout révolutionner : nous pouvons adopter ces changements par petits pas, de manière graduelle.
Chaque jour, nous avons 24 heures à notre disposition. Mais une fois que nous prenons en compte les contraintes, les obligations et les nécessités comme manger et dormir, il ne nous reste plus que quelques heures sur lesquelles nous avons vraiment le choix de comment les utiliser.
Chris Bailey a toujours été passionné par la productivité, et les méthodes qui permettent d’utiliser au mieux son propre temps. Afin d’explorer de manière exhaustive le sujet, Chris a décidé de passer une année entière de sa vie pour rechercher et mettre en pratique le maximum de méthodes pour améliorer sa productivité, afin d’identifier les meilleures et les plus efficaces.
Il a collecté le résultat de cette expérience dans son livre : « Productivité : un an pour tester les meilleures méthodes ».
Améliorer sa productivité : gestion du temps, de l’attention et de l’énergie
Améliorer sa productivité ne signifie pas chercher à travailler le plus longtemps ou le plus dur possible. Être productif implique avant tout accomplir les choses qui sont le plus importantes pour vous. Ce qui veut dire que l’objectif, lorsque l’on cherche à devenir plus productifs, est de faire mieux, et non pas plus.
Dans un monde professionnel basé sur l’économie de la connaissance et de l’information, pour atteindre des meilleurs résultats, optimiser sa gestion du temps n’est pas suffisant. Il faut s’intéresser à trois éléments en même temps : le temps, l’attention et l’énergie.
Par exemple, dormir suffisamment demande du temps, mais il permet de bien récupérer son énergie et d’avoir une meilleure attention. D’après l’expérience de l’auteur, chaque heure de sommeil en moins par rapport à notre besoin naturel, a un coût de deux heures de productivité perdue le lendemain.
Ce qui pourrait paraître une excellente manière de récupérer du temps, est en réalité une très mauvaise idée pour sa productivité globale.
N’importe quelle méthode vous souhaitez utiliser pour améliorer votre productivité doit toujours prendre en considérations temps, énergie et attention.
Si dans une société industrielle on pouvait bien dire que le temps est de l’argent, dans l’économie de la connaissance, cela est inexact. Aujourd’hui, la productivité est de l’argent.
Pourquoi améliorer sa productivité ?
Avant de vouloir augmenter sa productivité, il est déjà essentiel de savoir pourquoi on cherche à le faire. Si vous aviez une ou deux heures à disposition chaque jour grâce à une meilleure productivité, de quelle manière aimeriez-vous les utiliser ? A quelles choses, à quelles valeurs, vous donnez plus d’importance dans votre vie ?
Clarifier quels sont ses propres valeurs et ses objectifs permet dans le quotidien de garder à l’esprit l’intention que nous recherchons, et donc de mieux guider nos actions.
Cette clarté permet aussi d’identifier quelles sont les tâches qui apportent la plus grande valeur dans notre vie personnelle ou professionnelle. D’après la loi de Pareto, 80% de nos résultats dépendent uniquement de 20% de nos actions.
C’est donc en se concentrant sur ce 20% de tâches à l’origine de 80% des résultats que nous pouvons véritablement accomplir davantage dans nos journée.
Dans votre vie professionnelle, si vous prenez en considération l’ensemble de vos missions et de vos responsabilités, quelles sont vos tâches les plus importantes ? Si vous ne pouviez choisir que 3 ou 4 activités maximum que vous pouviez réaliser régulièrement, de manière quotidienne, parmi tout ce que vous avez à faire, quelles seraient ces tâches ?
Et si vous ne pouviez en faire qu’une seule ?
Productivité au quotidien : la règle de 3
Une règle à la fois très simple et très puissante pour booster votre productivité est la règle de 3.
Au début de chaque journée, ou encore mieux la veille au soir, posez-vous la question : quelles sont les 3 choses que je souhaite avoir réaliser avant la fin de cette journée ?
Mettez ces 3 choses à l’écrit. Vous pouvez appliquer la règle de 3 aussi au début de chaque semaine.
Pour le reste de la journée, tout ce sur quoi vous devez vous concentrer est de réaliser les 3 tâches que vous avez identifiées. Pour rendre plus simple le passage à l’action, au moment où vous définissez les 3 tâches, définissez aussi quand, où et comment vous allez les réaliser.
Vous pouvez également configurer un rappel sur votre téléphone à 2 moments de la journée, et au moment où l’alarme sonne, remettez-vous en tête vos 3 tâches pour la journée. A quel point vous en êtes ? Comment pouvez-vous vous assurer d’avoir tout fait ?
Il faudra un peu de temps pour apprendre à choisir les bonnes tâches, et fixer la taille adéquate (ni trop simples à faire, ni trop ambitieuses). Mais c’est une habitude extrêmement puissante pour améliorer sa productivité.
Productivité et rythme naturel
Et de la même manière que de choisir les bonnes tâches, il est très utile de choisir quel est le bon moment de la journée pour les réaliser. Notre énergie et notre capacité d’attention fluctuent tout au long de la journée, et chacun de nous a un rythme différent. Il n’existe donc pas un emploi du temps universel, qui convient à tout le monde.
C’est à vous donc de découvrir quel est votre rythme naturel. Par exemple, pendant quelques jours (idéalement une semaine ou deux), vous pouvez noter entre 1 et 10 votre niveau d’énergie et votre capacité de concentration à des intervalles d’une heure.
Vous pourrez ainsi déterminer quels sont les moments où vous êtes biologiquement le plus productifs.
Par exemple, en ce qui me concerne, je suis très productif le matin, entre 9h et 12h, et en fin d’après-midi, entre 16h et 19h. Dans la limite du possible, essayez de réaliser vos tâches les plus importantes dans ces moments de pic de productivité. Et réservez les moments où vous avez le moins d’énergie et d’attention pour des activités plus routinière, qui demandent moins de concentration.
Battre la procrastination : penser juste à commencer
Une fois que vous avez identifié vos 3 tâches de la journée, et le meilleur moment pour les réaliser, votre challenge sera de faire ce que vous prévu au moment opportun. Parmi les caractéristiques qui font qu’une tâche est très importante, est qu’elle nécessite un certain effort intellectuel comme la concentration et la créativité, ou émotif (c’est quelque chose de peu amusant, ou difficile).
Ces caractéristiques sont aussi celles qui nous rendent plus vulnérables à la procrastination. Nous risquons donc d’être plus inclines à la procrastination sur les tâches qui sont les plus importantes pour nous.
Pour vous aider à passer à l’action malgré la tentation de remettre ces choses à plus tard, donnez-vous comme seul objectif celui de commencer la tâche, sans aucune attente sur le résultat final. Vous pouvez vous dire par exemple que vous vous donnez 30 minutes pour travailler sur une tâche importante.
Et si vous réalisez que vous continuez à ressentir une résistance au simple fait de penser à la tâche, vous pouvez réduire la durée à 20 minutes, 10 minutes, ou même 5 minutes, jusqu’au moment où la résistance disparaît.
Vous constaterez que le momentum que vous avez créé par le simple fait d’avoir commencé va très probablement vous inciter à continuer. Souvent, l’inconfort de devoir réaliser une tâche consomme plus de temps et d’énergie que la réalisation de la tâche elle-même.
Protéger la productivité et éliminer les distractions
Un autre moyen très puissant pour vous aider à réaliser les tâches que vous avez prévu consiste à réduire au minimum les distractions. A l’âge d’internet, des applications et des portables, c’est un véritable défi de ne pas être continuellement distrait par une multitude de notifications, messages et sollicitations.
Autant les nouvelles technologies peuvent être au service de notre productivité, et nous aider à réaliser beaucoup plus de choses en moins de temps, autant elles peuvent aussi être une source très attirante de distractions.
Une bonne manière pour protéger sa productivité est donc de se déconnecter d’Internet, d’éviter de consulter continuellement, sans s’en rendre compte, son téléphone portable. Vous pouvez par exemple définir une journée par semaine lors de laquelle faire un jeûne de technologies (pas d’écran pendant 24 heures).
Vous pouvez aussi commencer de manière moins drastique, en choisissant de ne pas consulter internet ou votre téléphone portable pendant 30 minutes par jour.
Afin de protéger vos moments de travail, vous pouvez aussi opter pour des logiciels qui coupent automatiquement l’accès à internet pendant une durée déterminée.
Travailler moins : une clé pour la productivité
Une autre manière très puissante pour protéger sa productivité, en particulier son énergie et sa capacité de concentration, est de travailler moins. Par exemple, plutôt que se donner des longues plages de temps pour travailler sur une tâche, ou alors de se donner des délais plus long pour les compléter, cela peut être très utile de limiter le temps de travail.
Cela peut fonctionner par exemple en décidant de terminer un projet pour une date beaucoup plus prochede ce qui est indispensable, ou encore de diviser par 2 ou 3 le temps que l’on se donne pour compléter une tâche. Par exemple, plutôt que se donner un après-midi entier pour finaliser un document, décidez de vous laisser uniquement 2 heures.
Se donner des contraintes de ce type permet d’engager le maximum d’attention et d’énergie pendant le travail.
Cela oblige d’ailleurs à rester toujours concentré sur les aspects les plus essentiels d’une tâche ou d’un projet, et évite de perdre du temps sur des détails qui n’ont finalement que très peu de valeur.
Travailler moins longtemps est d’ailleurs une excellente manière de booster sa productivité. Dans un extrême, des études montrent que au delà de 55 heures par semaines, le travail ne produit plus aucun résultat.
Mais le retour sur investissement devient très peu rentable déjà à partir de 45 heures de travail par semaine.
L’illusion du multi-tank : la productivité est faire une chose à la fois
Et une dernière habitude à proscrire complétement pour améliorer sa propre productivité est celle de faire plusieurs choses au même temps. Le multi-tasking peut donner la sensation d’avancer plus vite, et de réaliser plus de choses en même temps. En réalité il ne s’agit que d’une illusion.
Afin de produire plus de résultats, et de meilleure qualité, il convient de ne réaliser qu’une seule chose à la fois, et même de finir la tâche en cours avant de passer à la suivante.
Le coût en productivité de changer continuellement de tâche, que ce soit à cause du multitask ou d’actions laissées à moitié, est très important, jusqu’à 30%. Mais comme dans la décision de travailler moins pour avoir plus d’énergie et une meilleure attention, il s’agit de quelque chose de contraire à nos propres impressions.
En effet, quand nous faisons plusieurs choses en même temps et nous travaillons jusqu’à épuisement, nous avons la sensation d’avoir été réellement productifs.
Si nous décidons de nous concentrer que sur l’essentiel, de ne faire qu’une seule chose, et qui plus est, sans distractions, en réduisant la sensation de stress et de surcharge, nous pouvons avoir l’impression d’être moins productifs.
Pour éviter ce biais d’une agitations et préoccupations permanentes, qui est très dispersif, il est très important de mesurer sa propre productivité non pas par rapport à notre sensation d’être toujours occupés et actifs, mais par la quantité et la qualité des résultats que nous sommes capables de produire.
Approfondir la productivité !!
Voilà, vous connaissez désormais les méthodes testées et recommandées par Chris Bailey dans son livre « Productivité : un an pour tester les meilleures méthodes ».
Toutes ces méthodes et approches sont efficaces pour améliorer votre productivité et votre gestion du temps. Vous pouvez en choisir une ou deux, et commencer à les expérimenter directement dans votre quotidien.
Comme Chris, je me suis personnellement beaucoup investi dans la recherche et la mise en place de méthodes qui permettent d’optimiser sa propre gestion du temps et sa productivité. Depuis plus de 6 ans, je partage mes lectures sur le développement personnel via la communauté de Mind Parachutes.
Lire, résumer et réaliser une vidéo d’un livre chaque semaine, en parallèle d’une activité de manager en entreprise, m’a obligé à trouver une organisation qui m’a permis de continuer ce projet personnel à côté de ma vie familiale et professionnelle.
La difficulté principale de ces méthodes ce n’est pas tellement de les connaître, mais de les appliquer régulièrement pour en tirer vraiment bénéfice.
Si vous aussi vous souhaitez approfondir et appliquer ces méthodes, je vous invite à laisser votre email ci-dessous. Pendant quelques jours, vous allez recevoir par emails mes conseils et mes expériences pour vous accompagner dans une meilleure gestion du temps, d’énergie et d’attention.
A très vite pour des nouvelles idées !!
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