12 principes pour maîtriser la GESTION DU TEMPS
Une des caractéristiques communes aux personnes qui réussissent dans leur vie personnelle comme professionnelle est la capacité à bien gérer leur temps. Si nous ne faisons pas attention, il est facile de travailler (et même, de vivre) comme si notre temps était infini.
Avec une quantité de travail toujours plus importante qui se cumule, il est tentant de vouloir tout résoudre en travaillant plus dur, plus longtemps. Mais cette approche ne fait que repousser le problème, et peut avoir des conséquences très importantes sur votre niveau de stress, et sur la qualité de votre vie au globale. Plutôt que travailler plus, il faut apprendre à travailler plus intelligemment.
Découvrez dans cette vidéo 12 principes qui vous aideront à mieux utiliser votre temps.
Chaque jour, nous sommes pris dans une rue sans fin de tâche à accomplir, réunions auxquelles participer, mails auxquelles répondre. Si nous n’adoptons pas une approche stratégique pour notre gestion du temps, nous risquons d’être complétement absorbés par cette quantité énorme de travail qui se reproduit à l’identique jour après jour. Dans leur livre « Le temps n’est pas infini », Sadek El Assaas et Paolo Ruggeri partagent 12 principes qui vous guideront à une meilleure utilisation de votre temps.
Principe 1 : Le travail s’étend et remplit tout le temps disponible pour sa réalisation
Il s’agit du principe connu comme le principe de Parkinson. Si pour finir un document de travail vous avez une semaine, ça c’est précisément le temps que vous allez mettre pour y arriver. Même chose si vous avez un mois. Et de même si vous n’avez que 2 jours, ou même une heure.
Quand nous avons à disposition un temps très court pour réaliser une tâche, nous arrivons à laisser tomber tout ce qui est superflu, et nous nous concentrons sur l’essentiel. Si nous nous laissons beaucoup de temps, nous serons absorbés par tous les possibles détails qui accompagnent la tâche à réaliser. S’imposer des délais courts pour réaliser notre travail est une manière très efficace de contrer la tendance naturelle à la procrastination.
Pour bien gérer son temps, il faut savoir faire la différence entre les activités qu’il faut faire attendre, des activités qui au contraire nécessitent toute notre attention, maintenant.
Principe 2 : Faites une liste des projets en cours
Dans un ordinateur, si on laisse beaucoup des programmes et de fenêtres ouvertes, les performances finissent par en pâtir. Notre cerveau fonctionne de la même manière. Quand il y a trop des choses en cours, qui prennent de la place dans notre esprit, notre productivité et notre efficacité sont fortement impactées.
Une bonne solution consiste à écrire une liste exhaustive de tous les projets sur lesquels vous travaillez en ce moment. Plus vous serez spécifiques dans votre liste, plus vous libérez de l’espace et de l’énergie dans votre cerveau. Avoir une liste à jour des choses à faire augmente la productivité de 15 à 20%. En partant de la liste des projets en cours, chaque semaine définissez l’ensemble des tâches que vous souhaitez réaliser la semaine suivante (en étant raisonnables, bien sûr !!). Et puis, chaque jour, prenez quelques minutes pour écrire le plan de la journée ; idéalement faites-le la veille au soir.
Principe 3 : La sensation du temps disponible s’étend ou se réduit selon votre humeur
Si vous avez l’impression de ne pas avoir suffisamment de temps pour faire tout ce que vous avez à faire, c’est probablement parce que vous vous occupez d’abord de faire avancer les objectifs de quelqu’un d’autre. Peut-être il s’agit de votre responsable, de vos clients, ou de vos collègues.
Cette sensation parfois oppressante de manque de temps est la conséquence psychologique d’avoir perdu contact avec sa propre nature et ses propres besoin ; notre emploi du temps et notre espace mental sont à la merci des priorités d’autres personnes.
Si nous n’avons pas claire la liste de nos propres priorités, nous finissons par perdre du temps sur des tâches qui n’ont pas d’importance. Et en plus, nous finissons par utilisez ces activités triviales comme excuse que nous n’avons pas suffisamment de temps pour nous attaquer à nos vrais problèmes de fond.
Principe 4 : Identifiez les activités qui, si effectuées régulièrement dans les prochains mois ou années, vont faire une énorme différence dans votre vie
Si nous utilisons notre temps à ne gérer que des tâches très quotidiennes et très opérationnelles, nous finissons pour faire les mêmes choses encore et encore, un jour après l’autre. Nous ne nous occupons pas du tout de travailler sur des idées ou des projets qui vont faire une vraie différence dans le futur. Et à force de ne regarder que devant notre nez, nous finissons tôt ou tard pour tomber dans un trou que nous aurions très bien pu éviter avec un peu plus d’anticipation.
Pour éviter cela, réservez 25-30% de votre temps, chaque semaine, pour des activités non urgentes, mais qui ont une importance capitale pour le futur : l’innovation, la formation, des nouvelles relations, le planning, la prospection.
Plus vous arrivez à consacrer du temps pour ces activités stratégiques, plus vous arriverez à vous libérer des urgences du quotidien.
Principe 5 : La capacité d’auto-génération des e-mails est remarquable. Utilisez-les avec modération !
Plus de temps vous passez à répondre aux emails que vous recevez, plus le nombre d’email que vous allez recevoir va augmenter. Dès que vous avez fini de répondre à 100 emails, les destinataires vont vous écrire à nouveau pour demander plus d’information.
Aucun projet ne s’est jamais réalisé, aucune entreprise ne s’est développée, en écrivant des emails.
Efforcez-vous d’être très synthétiques et clairs dans vos messages, formulez vos demandes en une seule phrase. Si la situation ne peut pas être exprimée en une phrase, il est probable qu’un appel téléphonique soit plus pertinent.
Si le mail que vous envoyez ne demande pas d’actions de la part de votre interlocuteur, indiquez « Pour info » dans l’objet du mail. Demandez aux personnes qui vous écrivent de vous faciliter la vie en suivant ces mêmes règles. Traitez vos emails uniquement une fois par jour, ou 2 fois maximum si vraiment c’est inévitable.
Principe 6 : Déléguez aux bonnes personnes, travaillez uniquement avec des professionnels et ne faites pas le travail de vos collègues
Si vous êtes bons dans ce que vous faites, vous ne pouvez pas éviter de recevoir de plus en plus de sollicitations. La solution est d’apprendre à déléguer aux bonnes personnes, en leur donnant des procédures simples, qui décrivent pas à pas comment réaliser le travail.
Résistez à la tentation de reprendre le travail que vous avez délégué pour le faire vous même. Après tout, ce sera fait mieux et plus vite. Mais de cette manière, avec le temps, vous devenez le goulot d’étranglement de votre propre organisation.
Dans les choix des personnes avec qui collaborer, décidez de toujours travailler avec les meilleurs professionnels. Comment les reconnaître ? Il s’agit des personnes que, plutôt que vous exposer les problèmes vous disent : « ne vous inquiétez pas, je vais m’en occuper ». Si les compétences peuvent s’apprendre, la bonne attitude est plus difficile à acquérir.
Principe 7 : Si vous perdez du temps, trouvez ce qui vous démotive
Si vous vous retrouvez régulièrement à perdre du temps en naviguant sur Internet ou sur les réseaux sociaux, sachez que cela est du à quelque chose, ou quelqu’un, qui vous démotive. S’évader quelques minutes de temps en temps ce n’est pas du tout un problème, mais si cela consomme une partie non négligeable de votre temps, il est essentiel d’identifier la raison de cette démotivation et la résoudre.
S’il s’agit d’une personne qui vous irrite ou qui prend toute votre énergie, voyez comment vous pouvez réduire (voir éliminer) le temps que vous passez avec elle. S’il s’agit d’une activité, voyez si vous pouvez la déléguer ou tout simplement ne pas la réaliser. Si c’est l’environnement dans lequel vous vous trouvez, voyez comment vous pouvez le rendre plus engageant, ou alors comment vous pouvez carrément changer d’environnement.
Bref, cherchez comment vous pouvez trouver des nouvelles sources d’énergie pour vous !!
Principe 8 : Avoir un objectif clair
Tant que vous n’avez pas une idée précise de ce que vous souhaitez accomplir, il sera difficile de prioriser les actions à faire. Sans une boussole claire, tout a l’air urgent, et il n’est pas possible de gérer correctement son temps.
Réfléchissez à long terme : quelle type de vie aimeriez-vous avoir dans 5 ou 10 ans ? Mettez à l’écrit entre 7 et 10 objectifs que vous aimeriez avoir réalisé dans 5 ans. Le simple fait d’écrire ses objectifs augmente de 30% la probabilité de les réaliser. Une fois que cela est fait, relisez régulièrement vos objectifs à minima une fois par semaine. Cela vous aidera énormément à rester concentrés sur ce qui est important pour vous, et vous aidera à multiplier votre efficacité. Si vous gardez les yeux sur votre boussole (vos objectifs), vous finirez par arriver à destination.
Principe 9 : L’heure sacrée de la planification
On dit que chaque chose est créé deux fois : la première quand on l’a pensée, la 2ème quand on l’a mise en œuvre. Le temps de réflexion et de planification est donc essentiel pour vous aider à réaliser ce que vous souhaitez. Réservez dans votre semaine une heure de temps pendant laquelle planifier toute votre semaine. Favorisez plutôt des moments où votre esprit est tranquille, comme par exemple le week-end.
En partant de vos objectifs à long terme, structurez-les dans des plus petites parties, réduisez-les à des activités de taille gérable. Décidez ensuite ce que vous allez réaliser dans la semaine devant vous. Soyez à la fois ambitieux et réalistes : ambitieux, pour alimenter le sentiment que vous progressez vraiment vers vos objectifs, et réalistes, pour éviter la déception et le découragement de voir que vous êtes toujours en retard sur votre plan.
Si vous assurez un suivi régulier de votre plan, vous arriverez sûrement à destination.
Principe 10 : N’attendez pas de terminer vos actions quotidiennes avant de vous attaquer aux actions stratégiques
Beaucoup de personnes s’obligent à finir les tâches routinières, comme répondre aux mails, passer des coups de fils, écrire des reportings, avant de s’octroyer du temps pour des activités à plus long terme. La réalisation des tâches répétitives part d’une excellente intention et d’un sentiment louable de responsabilité de votre part ; vous voulez compléter ce qui est attendu de vous. Mais sans une intervention consciente de votre part, ce travail quotidien va occuper tout le temps disponible, et fini par mettre à risque le futur et le développement de votre entreprise.
A l’exception des actions qui nécessitent moins de 5 minutes pour être réalisées, et qu’il est plus efficace de réaliser tout de suite, acceptez de laisser cumuler sur votre liste TODO quelques unes de ces activités urgentes mais peu importantes, et prenez du temps pour des réflexions stratégiques.
Principe 11 : Apprenez à dire NON !
Si vous dites « non » à quelqu’un ou à quelque chose ce n’est pas pour être désagréable. Vous le faites pour pouvoir dire « oui » à quelque chose d’autres, qui a plus d’importance à vos yeux. Ce n’est pas un choix égoïste : il est impossible d’aider convenablement les autres si on n’arrive pas à prendre soin de soi d’abord. Comme dans les consignes de sécurité avant un vol : vous devez mettre votre masque d’oxygène d’abord, afin d’être dans les meilleurs conditions pour aider les autres.
Donc assurez-vous de planifier et réaliser les actions nécessaires à la réalisation de vos objectifs. Une fois que cela est fait, vous pouvez alors vous rendre disponibles pour les autres.
Pour que votre refus soit bien pris par votre interlocuteur, remerciez-le de la confiance qu’il vous fait en demandant votre aide, et en lui rappelant poliment que votre emploi du temps en ce moment ne vous permet pas d’entreprendre et satisfaire des nouveaux engagements.
Principe 12 : Commencez maintenant les projets les plus importants de votre vie : une fois commencé, les choses commencent à se passer
Beaucoup de monde attend le bon moment ou la bonne opportunité pour lancer leurs projets. Nous passons notre vie en attendant que tout soit parfait, nous voulons éliminer toute prise de risque. Mais cela ne se produira jamais.
Il faut accepter que les situations et les opportunités seront flues et imprécises au début, et que cela est tout à fait suffisant pour prendre les premiers pas. Une fois que l’on se met en marche, et à fur et à mesure que l’on avance, le chemin se fait plus précis. Nous aurons la possibilité d’améliorer les choses le long du parcours, jusqu’à arriver à destination.
Voilà vous connaissez désormais les 12 principes proposés par Sadek El Assaas et Paolo Ruggeri dans le livre « Le temps n’est pas infini ». Parmi ces principes, lesquels vous utilisez déjà, et lesquels vous avez envie d’adopter à partir de maintenant ?
Laissez un commentaire en dessous de la vidéo !!
Si le sujet de la gestion du temps vous intéresse, je vous conseille de découvrir l’approche opposée proposé par Fabien Olicard dans son livre « Votre temps est infini », ou encore les conseils très pragmatiques de Guillaume Déclair, Bao Dinh et Jérôme Dumont partagés dans leur livre « La 25ème heure ».
A très vite pour des nouvelles idées !!
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