Soignez la RÉUNIONITE ! 10 questions pour transformer vos RÉUNIONS dans des moments EFFICACES et AGRÉABLES
Faites-vous partie des gens qui passent une bonne partie de leur journée au travail en réunion, et qui ont l’impression que beaucoup de ce temps est gaspillé dans des discussions sans fin, sans un but précis, sans que des décisions soient prises ?
Ce sont les symptômes de la réunionite, une maladie commune à beaucoup de collectifs, et qui conduit à l’organisation désordonnée et compulsive de réunions.
Pour soigner la réunionite, il existe 10 questions très simples qui permettent de rendre les réunions à la fois efficaces et agréables.
Découvrez ces 10 questions qui peuvent changer votre quotidien au travail.
Dans l’organisation actuelle du travail, et même dans la vie de tous les jours, le collectif joue un rôle de plus en plus essentiel pour gérer des projets et atteindre des objectifs. Dans ce cadre, les réunions constituent l’outil central pour la coordination de ces collectifs.
Alors que l’on passait déjà une bonne partie de nos journées de travail en réunion, la généralisation du télétravail à cause de la crise Covid a confirmé cette tendance, avec le développement des réunions à distance qui sont devenues le « nouveau normal ».
Le problème est qu’un manque de préparation et une mauvaise animation conduisent à gaspiller une bonne partie du temps que nous passons en réunion.
Tout format d’échange est concerné : entretien à deux, réunion d’équipes, ou ateliers créatifs.
Louis Vareille, auteur du livre « La réunionite, ça suffit », est un passionné de réunions. Dans ses 40 années d’expérience à animer des collectifs, depuis sa classe de lycée, jusqu’à des associations professionnelles ou des groupes de bénévoles, en passant par des grandes entreprises internationales, il a animé plus de 12 000 réunions.
Sa passion pour l’animation de collectifs l’a conduit à créer en 2017 l’École Internationale de Réuniologie. D’après son expérience, la réunionite est une maladie qui impacte beaucoup d’organisations, et a comme conséquence des pertes collectives de productivité et le désengagement des individus.
Selon lui, la cause principale de la réunionite est à chercher dans un manque chronique de clarification et de respect des responsabilités, et donc de l’autonomie des membres de l’organisation.
Avec le temps, cela peut même conduire les individus à perdre confiance dans leur capacité à prendre une décision.
Mais il existe 10 questions que l’on peut se poser pour que les réunions deviennent des moments à la fois agréables et efficaces. Je vous conseille fortement d’appliquer ces conseils pour les réunions que vous-mêmes préparez, ou de les partager avec vos collègues ou votre responsable pour tirer le maximum de valeur et de plaisir des moments que vous passez ensemble.
Voici ces 10 questions.
La première concerne la raison d’être de toute réunion : son objectif.
1. Qu’est-ce qui me fera dire que le temps que nous allons consacrer à cette réunion aura été bien utilisé ?
C’est une question que l’on doit systématiquement se poser avant de décider d’organiser une réunion. Dit simplement : pas d’objectif, pas de réunion. Formuler l’objectif de la réunion signifie écrire dans des mots simples le résultat concret attendu.
Il y a souvent une confusion entre le sujet de discussion, qui concerne la thématique qui va être discutée, avec l’objectif, qui représente le résultat tangible à l’issue de la discussion.
L’objectif doit être défini le plus tôt possible lors de la préparation de la réunion, et doit se retrouver dans l’ordre du jour.
Il peut être utile de le rappeler ou le reformuler aussi au moment de démarrer la réunion. Par exemple : « Voilà ce que je vous propose de produire aujourd’hui. Qu’en pensez-vous ?»
La deuxième question concerne les personnes à inviter à la réunion.
2. De qui ai-je absolument besoin pour atteindre l’objectif que j’ai fixé pour cette réunion ?
Il est utile de se rappeler qu’en réunion : « plus on est, moins on fait ». Cela est encore plus vrai pour les réunions à distance, où il est souvent difficile de garder l’attention des participants.
La recommandation est ainsi, 6 à 8 personnes pour prendre une décision, moins de 18 personnes pour générer des idées, pas de limite s’il s’agit de partager de l’information et renforcer l’adhésion.
Des études scientifiques ont démontré que dans un groupe, l’effort individuel est inversement proportionnel au nombre de personnes présentes. Cela est vrai aussi pour une réunion : plus il y a de monde, plus faible sera le niveau d’implication et de participation de chacun.
En plus que pour des raisons d’efficacité, limiter le nombre des participants est aussi un moyen pour permettre aux personnes de s’exprimer plus librement, y compris leurs éventuels désaccords, et ainsi arriver à des décisions de meilleure qualité.
La troisième question aide à préparer la réunion.
3. Que dois-je faire pour que les participants viennent préparés ?
La raison principale qui nous fait dire qu’une réunion est mal préparée est que les participants viennent « les mains dans les poches », sans aucune préparation.
Aussi, voici des conseils qui permettent aux participants une meilleure préparation, et donc une meilleure efficacité lors de la réunion :
- Envoyer le compte rendu de la réunion précédente lors de l’invitation, et passer en revue les décisions et les actions prises en début de réunion
- Exprimer les différents points de l’ordre du jour sous forme de question, à laquelle la réunion doit permettre de trouver une réponse
- Envoyer tous les documents utiles à la préparation deux jours ouvrés avant la réunion pour que les participants aient le temps de les consulter.
Jeff Bezos, patron d’Amazon, a banni l’utilisation de présentation sous forme de slides pour les réunions. Il demande la rédaction d’un document de 6 pages maximum à diffuser à l’avance. Les 20 premières minutes de la réunion sont dédiées à la lecture silencieuse du document, suivies par la discussion et les décisions.
La quatrième question permet d’embarquer tous les participants au début de la réunion.
4. Qu’avez-vous en tête ce matin ?
C’est ce qu’on appelle le tour d’inclusion : chacun prend la parole en début de réunion, pour se sentir inclus dans le groupe, et se préparer à intervenir et participer de manière active par la suite.
L’animateur pose simplement une question à laquelle tout le monde va répondre. Des exemples possibles :
- quels sont les 2 mots qui expriment le mieux votre état d’esprit avant que les discussions ne débutent ?
- quel sujet occupe le plus votre esprit en ce moment ?
- quelle est votre fierté de la semaine ?
Il est aussi possible de proposer une petite activité ludique qui permet de démarrer la réunion avec plus d’énergie et créativité.
Cette question ou cette activité contribuent à installer la sécurité psychologique dont le groupe a besoin pour fonctionner de manière efficace et transparente par la suite.
La cinquième question concerne plus directement l’animation de la réunion.
5. Est-ce que tout le monde contribue ?
Si vous êtes l’animateur de la réunion, vous devez vous préoccuper en permanence de deux choses :
- que les discussions portent bien sur l’objectif de la réunion, sans digression
- et que toutes les personnes que vous avez jugé nécessaires à la réunion participent activement
Au moment d’introduire un nouveau sujet dans la discussion, il est très utile de rappeler le résultat que le collectif doit produire, ainsi que les modalités proposées pour y arriver. Une fois que cet alignement est obtenu, la suite de la discussion sera fluide et productive.
Pour permettre la participation de tous, il est utile d’alterner des moments de discussion, pendant lesquelles les participants peuvent s’exprimer à l’oral, à des moments de réflexion personnelle, où les participants ont l’occasion de mettre leurs idées à l’écrit.
Une bonne pratique consiste également à distribuer des rôles à l’ensemble des participants, par exemple le rôle du gardien du temps, qui annonce l’heure à des intervalles convenues, et celui de scribe, qui a la responsabilité de prendre des notes et de diffuser le compte rendu à l’issue de la réunion.
La sixième question assure d’avancer vers des résultats concrets.
6. Que décidons-nous ?
La décision finale peut être le choix entre plusieurs options, la validation d’un plan d’action, ou encore, si tous les éléments pour décider ne sont pas réunis, de remettre le choix à plus tard.
Pour que le processus de décision soit efficace, il est nécessaire d’en clarifier la responsabilité. En effet, si la discussion peut être collective, la responsabilité de la décision est très souvent portée par une seule personne. Sans clarifier ce point, la discussion peut durer longtemps sans être conclusive.
Une manière très efficace pour éviter les situations où, à moitié d’une présentation, les questions, remarques et opinions des participants empêchent d’arriver à une conclusion, est le processus de décision par consentement. Il s’agit d’un processus très encadré où le porteur d’un projet présente une proposition, les participants commencent par des questions de clarification, pour passer dans un deuxième temps à des réactions. A ce moment, le porteur peut apporter des amendements à sa proposition. Ensuite, les participants peuvent exprimer leurs objections, suivi par une analyse qui permet de les lever.
Le processus se termine avec l’adoption d’une décision faite par le porteur, et qui synthétise les différents échanges.
La septième question permet de s’assurer de l’engagement à réaliser les décisions.
7. Qui fait quoi pour quand ?
Poser cette question même au milieu d’une réunion qui est en train de déraper permet de se recentrer sur l’objectif et d’avancer. Spécifier la date est essentiel : c’est ce qui permet de transformer une intention en engagement. La réponse à cette question doit se retrouver dans le compte rendu – le relevé de décision de la réunion.
Pour s’assurer de l’engagement du porteur de l’action, il vaut mieux éviter de mettre des actions pour des personnes qui n’ont pas participé à la réunion. Il vaut mieux les contacter ensuite et convenir avec eux de l’action et de la date de réalisation.
Préférez des comptes rendus courts et rapides, qui sont envoyés à l’ensemble des participants tout de suite après la réunion, plutôt que des comptes rendus longs et complets, qui prennent beaucoup de temps avant d’être envoyés.
La huitième question, à se poser à la fin de la réunion, permet de l’évaluer
8. Que pensons-nous de ce que nous venons de faire ?
Terminer la réunion avec un tour de table final et donner à chacun la possibilité d’évaluer le temps passé en réunion est une manière très efficace pour améliorer le déroulé des réunions dans le temps.
Très simple à utiliser est la méthode ROTI (Return on Time Invested) : chaque participant donne une note de 1 à 5, en partant de 1 pour exprimer que la réunion a été inutile, le participant a perdu son temps, jusqu’à arriver à une note de 5 pour exprimer que la réunion a été excellente, qu’elle a produit beaucoup de valeur.
L’évaluation peut porter sur le contenu (est-ce que le sujet traité était le bon ?), ou sur la forme (est-ce que la préparation et l’animation ont favorisé l’atteinte de l’objectif ?).
Il est utile de demander aux personnes qui ont donné une note inférieure à 3 quelques propositions pour faire mieux la fois d’après.
La neuvième question permet de se questionner comment apporter de la valeur à la réunion.
9. Que puis-je faire pour influencer la réunion ?
En tant que participant à une réunion, vous êtes aussi responsable de vous assurer qu’elle sera efficace et productive. Pour cela, en amont de la réunion, vous pouvez demander à l’organisateur : qu’est-ce que tu attends de moi ? Qu’est-ce que je peux faire avant la réunion ? Quel rôle penses-tu je devrais jouer dans le projet qui sera l’objet de la réunion ?
Au début de la réunion, si vous considérez que les préliminaires pour assurer le bon déroulé de la réunion ne sont pas respectés, vous pouvez demander par exemple : avant de commencer la discussion, pourrais-tu nous rappeler ce que nous devons produire aujourd’hui ? Est-il prévu un compte rendu ? qui prend les notes ? A quelle heure finissons-nous ?
A la fin de la réunion, vous pouvez demander par exemple : est-ce qu’on peut se redire ce que nous avons décidé ?
Et pour terminer, une question qui peut faire gagner beaucoup de temps :
10. Avons-nous vraiment besoin d’une réunion ?
La réunion, que ce soit en présentiel ou à distance, est devenu le mode par défaut d’un travail collaboratif. Cela permet en effet de traiter un sujet en groupe sur la même plage de temps. Mais il peut être utile d’explorer un fonctionnement en asynchrone, où les décisions sont prises sans avoir tout le monde réuni en même temps.
Et si la réunion est indispensable, gardez les bonnes habitudes vues jusqu’ici pour un déroulé efficace : envoyer l’ordre du jour et les documents de préparation quelques jours, mettre à disposition les documents collaboratifs pour partager des idées en amont, archiver les documents produits pour avoir toujours accès aux informations et aux décisions relatives au projet.
Si vous vous posez régulièrement ces 10 questions avant, pendant et après vos réunions, vous allez à coup sûr tordre le cou à la réunionite si elle est présente dans votre organisation.
L’expérience que Louis Vareille partage dans son livre « La réunionite, ça suffit ! » va vous permettre de transformer des réunions durant lesquelles beaucoup pensent perdre leur temps, en des moments efficaces et agréables, qui vont non seulement améliorer la collaboration dans l’équipe, mais aussi développer une culture commune qui nourrira la qualité de vie au travail..
Si le sujet de l’efficacité au travail vous intéresse, je vous conseille de voir la vidéo dédiée au livre : « Arrêtons de bosser comme des fous » de Jason Fried et David Heinemeier Hansson, créateurs de la société Basecamp, ou encore celle dédiée au livre « Self-Manager : 5 jours pour mieux organiser son travail » de Alexandre Zermati.
A très vite, pour de nouvelles idées !!!
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