DÉBORDÉS ? En 5 jours C’EST FINI !!!
Avez-vous le sentiment d’être constamment débordés de travail ? Les frontières entre votre vie professionnelle et personnelle sont de moins en moins claires, avec votre vie perso qui en subit le plus souvent les conséquences ?
Espérer que les sollicitations ou la charge de travail vont miraculeusement diminuer un jour est juste une illusion. Juste atteindre et espérer est une stratégie perdante, qui ne vous permet pas de retrouver un peu de calme et de temps pour vous dans le tourbillon des activités quotidiennes.
Découvrez comment vous pouvez mieux organiser votre travail en seulement 5 jours, et profiter d’une meilleure efficacité pour le reste de votre vie !!
L’omniprésence du travail dans notre vie est une source croissante de stress et d’insatisfaction. Contrairement à la promesse des outils digitaux de multiplier notre efficacité et nous redonner du temps libre, nous sommes forcés de constater que le nombre de tâches à réaliser dans une journée ne fait qu’augmenter, et que malgré tous nos efforts la pile des choses à faire ne fait qu’augmenter.
Avec son livre « Self-Manager : 5 jours pour mieux organiser son travail et profiter (enfin) de sa vie perso», Alexandre Zermati souhaite partager les bonnes pratiques qu’il a mis en place avec son équipe et qui ont donné des bons résultats. Je trouve ces conseils très pragmatiques et faciles à mettre en œuvre, je suis donc certain que vous allez trouver au moins une ou 2 idées que vous pouvez appliquer tout de suite dans votre quotidien au travail.
La situation autour de vous ne sera peut-être pas très différente qu’avant, mais vous aurez des meilleurs outils et un plus fort sentiment de satisfaction qui vous permettront de mieux profiter de votre vie en dehors du travail.
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Plus d’info dans la description de la vidéo.
Jour 1 : Clarifier ses projets
Retrouver le sens de ce que l’on fait est un pilier fondamental de notre motivation. Connaissez-vous précisément vôtre rôle et vos redevabilités (c’est à dire vos responsabilités) au sein de l’organisation dont vous faites partie ?
Il est possible, même probable, que vous remplissez plusieurs rôles dans le collectif professionnel dont vous faites partie ; savez-vous décrire les 4 ou 5 actions nécessaires et régulières qui vous permettent de bien remplir ce rôle ? Il est très utile de répondre à ces questions à l’écrit.
Pour améliorer la définition de vos rôles, vous pouvez aussi interroger quelques clients (qui peuvent être internes ou externes à votre organisation), et demander leur feedback.
Voici des questions utiles à poser pour avoir des réponses de qualité :
· quelle contribution de ma part as-tu trouvé la plus utile sur la période passée ?
· quelle contribution de ma part te semble la plus importante sur la période à venir ?
· quelle compétence penses-tu qu’il faudrait que je développe ou renforce en priorité ?
Afin de donner un sens encore plus global à vos actions, vous pouvez aussi définir votre propre raison d’être, une phrase qui répond à la question : quel est le sens de mon travail ? Pourquoi je viens travailler ?
Si cela peut vous aider, dans la vidéo dédiée au livre « Trouvez son pourquoi » vous avez une méthode à suivre pas à pas pour définir votre raison d’être.
Pour passer de la vision d’ensemble à du concret, vous pouvez ensuite vous focaliser sur quels sont vos projets prioritaires sur les 3 mois à venir, identifier les actions clés qui vous permettront d’avancer dans la bonne direction, ainsi que les indicateurs qui vous permettront un suivi à la fois simple et précis.
Afin d’améliorer progressivement votre valeur dans le temps, ne vous contentez pas de réaliser juste les tâches quotidiennes un jour après l’autre. Réservez aussi du temps pour vous former, pour approfondir vos connaissances. Pour ce faire, vous avez les formations qui sont proposées par votre employeur, des livres, beaucoup de ressources sur Internet (comme les vidéos Mind Parachutes !!) et même des cours gratuits des meilleures universités dans le monde, si cela vous intéresse.
Dans le mode de travail d’aujourd’hui, 2 profils de compétences sont particulièrement apprécies :
· Le profil en T : disposer de 1 à 3 expertises très approfondies, et qui ont la capacité de collaborer avec d’autres experts
· Le profil en X : disposer aussi d’une ou deux expertises (mais moins approfondies que le profil en T), auxquels se ajoutent une forte dimension de management, leadership et stratégie.
Jour 2 : Configurer son environnement de travail
Voici la liste de quelques outils qui vous permettront d’être plus efficaces dans votre quotidien au travail.
Gestion des tâches à faire : l’outil recommandé par l’auteur pour la gestion de sa liste ToDo est Trello. Il s’agit d’un outil qui offre beaucoup de fonctionnalités gratuites, et qui est parfait pour le suivi de vos tâches à faire. Vous pouvez inscrire chaque action comme une carte que vous pouvez déplacer à fur et à mesure que vous les réalisez. Vous avez des outils équivalents comme ToDoist ou Any.Do.
Dans l’outil, créez les colonnes
· Objectifs, pour toujours associer des actions à faire aux objectifs que vous vous êtes fixés
· A commencer : des actions pas encore urgentes, mais auxquelles vous pouvez déjà associer une échéance
· A faire aujourd’hui : pour pouvoir y arriver, limitez-vous à 5 actions maximum (ma recommandation est d’en avoir 3)
· Réalisées : déplacer ici les tâches que vous avez réalisées. Voir cette colonne s’allonger produit un boost à votre motivation.
Peu importe quel outil vous choisissez, le plus important est que vous puissez le consulter depuis n’importe quel équipement : votre ordinateur, smartphone ou tablette.
L’agenda. La première chose à faire est de centraliser vos différents calendriers (le professionnel, le personnel, avec votre famille) au sein de la même application. C’est possible sur les téléphones Apple ou Android, ainsi que sur les applications pour ordinateur comme Outlook.
Ensuite, pour éviter des distractions quand vous travaillez sur une tâche, désactivez les notifications des messages en arrivée. Vous pouvez aussi créer des règles et de filtres pour classer automatiquement les mails en arrivée.
Les réseaux sociaux. Si d’un côté ces applications permettent vraiment de garder un lien avec ses connaissances personnelles et professionnelles, elles risquent aussi de devenir un trou noir de temps perdu. Pour éviter ce 2ème effet, rendez leur accès moins facile (par exemple, ne mémorisez pas le mot de passe, ou cachez l’icône sur votre smartphone dans un répertoire).
Jour 3 : Être productif
Afin d’améliorer votre productivité, prêtez attention aux tâches que vous inscrivez dans votre liste des choses à faire. Tracez dans cette liste que des actions concrètes, et évitez à tout prix d’y mettre un projet ou même des ambitions. Des formulation comme : « Apprendre l’anglais » ou « Redéfinir la stratégie de communication » sont à éviter.
Commencez leur formulation avec un verbe d’action précis (comme rédiger, appeler, répondre, transmettre, …). Collectez au même endroit, facile d’accès, toutes les informations nécessaires à la réalisation de la tâche (par exemple, utilisez les mêmes tags entre votre application de ToDo list, et une application de prise de note (comme Evernote ou One Note, par exemple).
Et pour finir, priorisez les tâches que vous avez à faire selon deux dimensions : leur urgence et leur importance
Votre objectif grâce à une meilleure organisation est de passer de plus en plus de temps à réaliser des actions importantes, mais pas urgentes.
Quand vous démarrez votre journée de travail, commencez par choisir parmi les actions listées les 3 à 5 tâches que vous allez faire aujourd’hui. Vous ferez probablement d’autres choses dans la journée, mais celle-ci sont le plus prioritaires. Si une tâche vous demande plus de 10 minutes pour être réalisée, réservez un créneau dans votre agenda pour pouvoir la traiter.
Afin de réserver du temps de production personnelle, fixez-vous une limite de ne pas passer plus de 50% de votre temps en réunion. Pour y arriver, en tant qu’animateur de réunions, limitez-vous à des créneaux de 30 minutes, et réduisez le nombre de participants à 5-6 personnes.
En tant que participant, évitez les réunions où votre objectif est d’être informé (privilégiez dans ce cas la lecture des documents ou du compte rendu), ou si une décision de votre part est attendue, vérifiez avec l’organisateur la possibilité de participer uniquement à une partie de la réunion, celle qui vous concerne directement.
Jour 4 : Collaborer avec ses collègues
Comme première chose pour une meilleure collaboration, visez à améliorer l’impact de votre communication. Les mails sont devenus désormais le moyen de communication le plus utilisé en entreprise.
Voici quelques conseils pour communiquer efficacement par mail :
· Clarifiez votre objectif : quel résultat visez-vous quand votre interlocuteur aura lu votre message ?
· Choisissez un bon objet du mail, en y mettant l’information la plus importante, et en trouvant une formulation qui donne à votre destinataire envie de lire votre message
· Soyez synthétiques : dans la plupart des cas, 2 paragraphes peuvent suffire.
· Soignez la mise en forme pour faciliter la lecture, par exemple en utilisant une liste à puce pour faire ressortir une question, soulignez les infos importantes en les mettant en gras, utilisez des couleurs différents si besoin.
· Configurez votre signature mail pour que votre interlocuteur comprenne facilement qui vous êtes et votre rôle, ainsi que le numéro de téléphone ou tout autre contact utile pour vous joindre.
Si vous travaillez avec d’autres personnes à la réalisation d’un projet, il peut être très utile de construire un calendrier partagé du projet avec l’ensemble de l’équipe. Vous pouvez par exemple lister tout ce qui doit être fait pour réaliser le projet, l’organisez par thématique pour en faciliter la lecture, et le diviser par semaine.
Planifiez ensuite de réunions très courtes (de 30 minutes par exemple), où les membres de l’équipe puissent choisir quelles actions ils pourront réaliser dans la semaine en cours, donner le statut des actions prévues pour la semaine précédente, et éventuellement partager sur des difficultés qui ne leur permettent pas d’avancer.
De manière régulière, organisez aussi des rétrospectives, des moments pour parcourir ensemble le travail réalisé, et ajuster la suite en choisissant les choses à garder, celles à arrêter, et celles à améliorer.
Jour 5 : S’organiser et déconnecter à la maison
Dans notre culture, nous valorisons beaucoup le chef d’entreprise ou l’employé qui sacrifie beaucoup d’aspects de sa vie privée pour atteindre ses objectifs professionnels. A part que cette approche rend impossible une vie équilibrée, mais en plus elle n’est pas indispensable pour avoir une belle carrière en entreprise.
Beaucoup de dirigeants de plusieurs entreprises commencent à mieux équilibrer leur vie personnelle et professionnelle, et s’obligent à faire des horaires raisonnables au bureau (de 8h à 18h, par exemple).
Afin de limiter votre exposition aux écrans, vous pouvez mettre en place des routines quotidiennes pour vous aider à vous « désintoxiquer ». Cela peut se faire simplement, en laissant votre téléphone ou votre ordinateur dans une autre pièce de la maison quand vous rentrez chez vous le soir, ou encore vous pouvez utiliser des applis comme « Temps d’écran » sur iPhone ou « Bien-être numérique » sur Android.
Personnellement, j’utilise l’application Freedom pour mon ordinateur et mes autres devices.
Pour mieux organiser votre vie de famille, vous pouvez trouver aussi des applications qui vous permettent de mieux répartir les tâches eu sein du foyer, ou encore de partager son emploi tu temps pour mieux se synchroniser. Par exemple, vous avez l’application Family Place, avec un calendrier partagé, la liste des courses, et un mur d’activité.
D’un point de vue plus personnel, vous pouvez aussi mieux vous organiser pour prendre des nouvelles habitudes : faire du sport ou vous promener, méditer, soigner davantage votre alimentation ou, pourquoi pas, commencer un projet entrepreneurial à côté de votre activité principale.
L’essentiel, même ici, est de s’organiser un minimum en avance : si vous laissez faire, vous risquez de voir filer votre temps dans des activités sans valeur, qui ne vous apportent pas une vraie satisfaction.
Voilà, vous savez maintenant ce que vous devez faire dans les prochains 5 jours si vous décidez de mieux organiser votre journée de travail, et retrouver ainsi plus de sérénité. Tout faire d’un coup ce n’est peut-être pas possible, mais commencez déjà avec une/deux idées qui peuvent déjà améliorer votre quotidien.
Si le sujet de votre organisation professionnelle vous intéresse, je vous conseille de voir les 2 vidéos dédiées à la méthode « Getting Things Done » de David Allen, une vraie référence en la matière, ou les vidéos de « La 25ème heure », des conseils très pragmatiques à mettre en oeuvre.
A très vite, pour des nouvelles idées !!
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