Travaillez MIEUX en TRAVAILLANT MOINS !
Travailler plus, toujours plus, est une habitude aujourd’hui très valorisée. Les journées de travail se rallongent, et occupent aussi soirées et week-end. Les choses à faire pour hier sont de plus en plus nombreuses, et malgré le travail acharné, la liste ne fait que s’allonger.
En réalité, il n’y a pas forcément plus choses à faire. Le vrai problème est que les interruptions au bureau se sont multipliées, et nous gaspillons la majorité de notre temps à faire des choses qui n’ont pas d’importance.
Jason et David, les fondateurs de Basecamp, une entreprise du web aux Etats Unis, ont fait un choix différent : celui de favoriser le calme et la sérénité au rythme de travail effréné et à la soif de vouloir plus, toujours plus.
Toute l’agitation que nous observons sur lieu de travail est due principalement à deux choses :
- Les interruptions physiques et virtuelles qui ne nous laissent travailler que par des courtes séquences.
- L’obsession de faire toujours plus de chiffre, ce qui porte à des objectifs irréalistes et finit par stresser tout le monde.
Mais, si on en fait le choix, une alternative est possible, et c’est le choix qu’on fait Jason Fried et David Heinemeier Hansson, les créateurs de la societé de logiciel Basecamp. Dans leurs livre « Arrêtons de bosser comme des fous », ils expliquent les principes qu’ils utilisent dans la gestion de leur entreprise et comment nous aussi, si on le souhaite, on peut faire de même.
D’après le constat de David et Jason, une des grandes difficultés des entreprises est que, avec le temps, leur manière de fonctionner se fige, et ne change plus. Il peu y avoir des changements d’organisation, mais le fonctionnement et les processus de l’entreprise sont rarement remis en question.
Alimenter l’approche « c’est la folie au bureau » ne permet pas vraiment d’améliorer les résultats. C’est préférable améliorer progressivement notre manière de fonctionner et de travailler, comme on le fait pour un produit, tout en favorisant le calme et la sérénité.
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Si à des moments ponctuels travailler d’arrache-pied peut être nécessaire, l’agitation permanente n’est pas une bonne conseillère pour un travail de valeur. Dans le monde professionnel d’aujourd’hui, la créativité et l’innovation sont des éléments essentiels à la réussite d’une entreprise. Et on ne peut pas espérer de les obtenir par la force brute.
La mentalité très agressive qui caractérise la plupart des entreprises se manifeste par le langage guerrier utilisé : on conquière des marchés, on chasse les talents, on cible des clients, on utilise une force de vente, et on choisit nos batailles.
Mais il ne s’agit pas d’une guerre : c’est tout simplement du business. Il n’est pas nécessaire d’attaquer les autres pout obtenir ce que l’on veut.
Produire un bon service pour ses clients et l’améliorer avec le temps, être correctement payé pour ça, est déjà une approche gagnante. Ne pas avoir l’ambition de conquérir le monde ne veut pas dire que l’on accepte l’échec, mais qu’on favorise plutôt la participation.
Pour David et Jason, cela s’est traduit par le choix de ne pas se fixer des objectifs chiffrés, mais de décider à la place de faire simplement de leur mieux chaque jour, et améliorer avec le temps leur manière de fonctionner.
C’est aussi la raison pour laquelle ils ont décidé de ne pas construire des plans à long terme pour leur entreprise. Avoir ces plans induit un faux sentiment de sécurité, et peut empêcher de ne pas rester attentifs au changement et à s’y adapter. On prend une posture rigide de vouloir implémenter le plan à tout prix.
Chez Basecamp, ils ont mis en place des cycles de projets de 6 semaines, au bout desquels ils choisissent les projets pour les 6 semaines suivantes, ce qui leur permet de s’adapter et d’évoluer très rapidement.
Est-ce que vous avez déjà pris un vol long courrier de 8 heures ? Est-ce que vous avez eu l’impression que ça ne finissait jamais ? Si on travaille 40 heures par semaine, chaque journée de travail correspond à un vol de 8 heures, mais on a souvent l’impression que le temps file à grande vitesse, et que nous n’arrivons pas à vraiment avancer.
Cette impression est due aux nombreuses interruptions et distractions qui caractérisent nos journées : la suite sans fin de réunions, les sollicitations digitales permanentes, comme les mails et le chat.
Si nous laissons tomber ce qui n’est pas indispensable, si on priorise ce qui est vraiment important, une journée de travail de 8 heures, 5 jours par semaine, est largement suffisante pour compléter une quantité significative de travail.
Le temps et la concentration des salariés font partie des ressources les plus précieuses d’une entreprise. Pourtant, les habitudes de travail plus diffuses nous poussent à les gaspiller. On n’arrive à avancer vraiment sur nos projets qu’entre deux réunions ou deux mails.
Une heure de travail n’a pas du tout la même qualité si elle comporte un seul créneau ininterrompu de 60 minutes, ou si elle est faite de quatre séquences de 15 minutes. Essayez d’analyser votre journée de travail pour identifier les causes des interruptions, afin de les éliminer ou, au moins, de les diminuer drastiquement.
Une journée de travail de qualité devrait comporter au moins 4 créneaux de 60 minutes.
Afin de faciliter la concentration de leurs employés, Jason et David ont instauré des règles de bibliothèque dans leurs bureaux. Le comportement exigé dans une bibliothèque est le même partout dans le monde : calme et silencieux. Les conversations se tiennes à voix basse, on ne se rapproche pas de quelqu’un qui travaille pour ne pas le déranger.
Le nombre des réunions est limité au minimum, et les calendriers ne sont pas partagés de manière qu’en organiser une soit difficile.
Afin de répondre à des sollicitations informelles de la part des collègues, les salariés ont adopté le même principe que les professeurs universitaires : avoir de créneaux de portes ouvertes précisément pour cela.
Et que faire si vous avez une question en dehors de ces créneaux ? Simple, vous attendez, ou vous cherchez la réponse vous-même. D’après l’expérience de Basecamp, ces modes de fonctionnement ne ralentissent pas le fonctionnement collectif, au contraire : ils le favorisent.
Dans nos journées de travail, nous ne devrions pas chercher la productivité, mais l’efficacité. Cela veut dire concentrer ses efforts sur l’essentiel, et laisser tomber le reste. Cela veut dire aussi trouver du temps libre pour faire autre chose que travailler : passer du temps avec sa famille ou les amis, cultiver un loisir ou même, pourquoi pas, pour ne rien faire.
Si vous avez un rôle de responsabilité dans l’organisation dans laquelle vous travaillez, vous avez un rôle d’exemplarité important vis-à-vis des autres. Si vous êtes accro au travail, et vous sacrifiez d’autres aspects de votre vie pour cela, de manière implicite vous demandez aux autres de faire de même.
Quand partez en vacances, et même pendant les week-end, assurez-vous de faire une vrai coupure : ne consultez pas vos mails, ne passez pas des coups de fil. Les nuits, les week-ends et les vacances n’appartiennent pas à l’employeur, mais à la sphère privée de chacun. Le respecter, et donner l’exemple, est fondamental.
La recherche de l’équilibre vie privée – vie professionnelle est un sujet de grande importance, qui contribue à construire la société de demain. Pour l’instant, le côté professionnel pèse énormément, et fait souvent pencher la balance de son côté. C’est beaucoup plus facile pour le travail de demander quelques heures le week-end, que pour la vie privée de faire de même en semaine.
Mais par définition, l’équilibre devrait bien être de donner et recevoir.
Ce qui empêche souvent aux projets d’arriver à terme, dans le délai prévu, est que les choses à faire augmentent à fur et à mesure de l’avancement du projet, sans pour autant changer le délai pour les réaliser, et sans faire aucune compromis sur la qualité du rendu final.
Ces conditions de travail ont comme conséquence un niveau de stress qui augmente, jusqu’au point où l’attendu est impossible à réaliser, et les gens laissent tomber.
Pour éviter ce risque, le cycle de projet de 6 semaines chez Basecamp fonctionne de la manière suivante :
- La première et la deuxième semaine sont utilisées pour explorer les différentes possibilités, pour valider ou éliminer des hypothèses par des prototypes
- Après cette phase exploratoire, chaque semaine qui passe doit rapprocher du but. Il faut se tenir à une idée, et la réaliser. Il sera possible revenir dessus, mais uniquement une fois qu’elle a été réalisée, et que le cycle projet de 6 semaines est terminé.
- A partir de la 4ème semaine, le rythme de travail doit ralentir, et permettre de compléter le travail prévu. A ce stade, la quantité de travail à faire ne devrait pas augmenter, mais bien diminuer.
Pour un maximum d’efficacité, l’équipe projet est limitée à trois personnes. Trois est aussi le maximum de participants à une réunion. Avoir des équipes aussi réduites et de nombre impair permet d’avancer tout en gardant une dynamique globale constructive.
Faire des grandes choses avec des petites équipes est possible. Il est par contre bien plus difficile de faire des choses simples avec des grosses équipes.
Ce qui pousse à constituer des nombreuses équipes est la tendance à vouloir atteindre un large consensus dans les décisions de l’entreprise. Si cela est la meilleure approche quand il faut adresser des importants sujets de justice, le coût du consensus est trop élevé pour le payer à chaque décision dans l’entreprise.
L’approche choisie par Basecamp est de favoriser le débat, voir même la contestation, avant qu’une décision soit prise. Cela permet d’enrichir les réflexions aves les idées et le point de vue de plusieurs personnes. Mais la décision, elle, est toujours prise par un seul individu : la personne dont c’est la responsabilité doit finalement trancher, et elle peut tout à fait choisir une option même si les autres en préfèrent une autre.
En entreprise, on perd souvent beaucoup de temps et d’énergie en essayant de convaincre tout le monde avant d’engager une décision. Une meilleure approche est d’inviter tout le monde à s’exprimer et à contribuer, mais à comprendre aussi que la responsabilité de la décision appartient à quelqu’un d’autre.
Peu importe si la décision finale ne fait pas la majorité. Ce qui compte est de décider, d’expliquer clairement la décision prise, et d’agir.
Comme pour la vie, tout est une question de choix. C’est à vous de décider si vous voulez rester dans le tourbillons des choses à faire et dans l’agitation permanente, ou si vous préférez adopter une approche plus sereine, calme dans votre travail.
Peut-être vous n’êtes pas en position de pouvoir changer les choses dans toute votre entreprise, mais vous avez toujours la possibilité de changer votre propre comportement et vos attentes.
Commencez par changer la manière dont vous communiquez, et par protéger votre temps.
Voilà, vous connaissez maintenant l’expérience professionnelle de Jason et David et les raisons qui les ont poussés à organiser la vie de leur entreprise sous d’autres valeurs que la frénésie et l’agitation. La réussite de leur entreprise, comme d’autres qui suivent la même philosophie d’ailleurs, est une preuve que cette approche est possible.
Si vous êtes intéressés à approfondir ce sujet de « moins est plus » dans un plan plus individuel, je vous conseille de voir la vidéo dédié au livre : « Le minimalisme » de Gwyneth Snow.
A très vite, pour des nouvelles idées !!
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