Les 5 meilleurs outils gratuits pour la gestion du temps

Malgré toutes vos bonnes intentions vous n’arrivez pas à venir à bout de votre liste de tâches une fois la journée de travail terminée ? Vous pensez que dresser une liste le matin et avoir tout accompli le soir tient du mirage ?

C’est peut-être que vous n’arrivez pas à bien gérer votre temps. Inutile cependant de travailler 14 heures par jour : il suffit simplement d’adopter un outil de gestion du temps et, en ce sens, celui qui convient à vos besoins.

Cette vidéo sera un peu différente des vidéos habituelles. Il ne s’agit pas aujourd’hui de faire la synthèse d’un livre, mais de parler des meilleurs outils gratuits pour la gestion du temps. Cette compilation a été réalisée en collaboration avec Caroline Rousseau, rédactrice pour Capterra, une entreprise Gartner et plateforme en ligne spécialisée dans la comparaison de logiciels professionnels.

La technologie met à notre disposition des aides précieuses sous forme de logiciels. Vous avez tout intérêt à investir dans un logiciel de gestion du temps: celui-ci vous aidera à maximiser votre productivité au bureau, et pourquoi pas dans votre vie quotidienne, ainsi qu’à accélérer la croissance de votre business.

1. Comment gérer son temps de manière efficace

L’organisation est l’un des principes clé d’une bonne gestion du temps. Lorsque les tâches s’accumulent, il faut savoir choisir laquelle effectuer à quel moment, avant de se retrouver débordé. Il faut à tout prix éviter de se retrouver noyé dans l’océan des missions à accomplir dans la journée, la semaine ou le mois.

Vous devez donner la priorité aux priorités. Gardez votre calendrier à jour avec des échéances, cela vous permettra d’y voir plus clair. Classez vos tâches par ordre d’importance en distinguant les plus urgentes des moins urgentes.

Quand le traitement des dossiers commence à nécessiter plus de temps que celui dont vous disposez, il devient primordial de savoir que faire et dans quel ordre.

Savoir mettre en place une organisation efficace est encore plus important si vous êtes responsable d’une équipe en tant que manager ou si vous déléguez des missions en tant que chef de projet.

En apprenant la gestion du temps, vous pourrez notamment :

●   gagner en efficacité : un travail bien structuré et une vision claire des échéances vous permettront d’être plus efficace dans votre travail.

●    vous dégager du temps libre : dans ce flot de tâches, il est toujours nécessaire de pouvoir souffler et de recharger les batteries avant d’attaquer une autre liste.

●     réduire votre stress : l’esprit plus léger, vous gagnerez en sérénité.

Le calendrier est l’outil essentiel de la gestion du temps : l’utiliser à bon escient et le respecter vous permettra des gains de productivité très importants, qu’il s’agisse de votre temps ou de celui de votre équipe.

On trouve sur le marché des milliers de logiciels en rapport avec la gestion du temps. Mais lequel choisir ? Comment reconnaître celui répondra le mieux à ses attentes ?

Pour vous orienter, voici une sélection de 5 logiciels de gestion du temps établie par la plateforme de comparaison de logiciels professionnels Capterra.

Il s’agit des 5 outils de gestion de temps gratuits qui, au moment de la publication de cette vidéo, ont obtenu une note d’au moins 4 étoiles sur 5 et qui ont reçu le plus grand nombre d’avis. Ces notes reflètent l’opinion actuelle des utilisateurs : la notation et les avis sur ces logiciels peuvent évoluer. Un tour sur le site de Capterra garantit d’avoir toujours une évaluation à jour.

2. Top 5 des logiciels de gestion du temps selon les avis utilisateurs

Avec la collaboration de Caroline, rédactrice chez Capterra, nous avons préparé cette liste des 5 logiciels de gestion du temps les mieux notés par les utilisateurs. Ils sont présentés par ordre alphabétique, pour plus d’objectivité.

ClickUp

Considéré comme « le Slack de la gestion de projet » par les utilisateurs, l’objectif principal de 

ClickUp est de faciliter la gestion de projet grâce à un outil simple et intuitif. Il est idéal pour ceux qui souhaitent travailler plus intelligemment et plus efficacement, seuls ou en groupe.

En plus de sa facilité d’utilisation, il dispose de toutes les fonctionnalités essentielles, ce qui explique son succès auprès de ses utilisateurs.

Ses principales caractéristiques :

• les 100 MB de stockage
• le nombre d’utilisateurs, de projets et d’espace illimité
• sa disponibilité à la fois sur iOS et Android

Il s’intègre avec des nombreux autres logiciels : Outlook, Google Drive, Dropbox, Slack, GitHub, GitLab, Everhour, Zapier… La liste est longue. Les caractéristiques les plus appréciées des utilisateurs sont sa facilité d’utilisation, l’efficacité du service client, les listes personnalisables et le grand nombre de fonctionnalités. On peut également parler des modèles de feuilles de suivi des heures et la création de rapports de tâche comme options plébiscitées.

Hubstaff

Hubstaff est un logiciel de time tracking, autrement dit de suivi du temps. Il fait l’unanimité auprès des petites entreprises et des travailleurs indépendants car il répond à divers besoins. Sa fonctionnalité de capture d’écran aléatoire le distingue de ses concurrents.

Hubstaff est gratuit pour un seul utilisateur et propose toutes ses fonctionnalités et plus de 30 intégrations pour un usage illimité.

Si vous devez gérer une équipe de plusieurs personnes, Hubstaff devient payant.

Ses principales caractéristiques :

• il est gratuit pour un utilisateur unique
• les modèles de feuilles de temps
• la génération de fiches de paie
• les rapports avancés
• les nombreuses intégrations gratuites : Paypal, Salesforce, Basecamp, Zendesk et beaucoup d’autres

Les caractéristiques les plus appréciées des utilisateurs sont sa facilité d’utilisation, la plateforme détaillée grâce au système de capture d’écran, ainsi que les différents paramètres pour mesurer la productivité.

Tick

Vous comprendrez rapidement le principe de Tick qui fonctionne comme un minuteur et mesure le temps passé sur une tâche. De plus, cet outil gère automatiquement le suivi de plusieurs utilisateurs et la mise à jour du budget d’un projet lorsqu’une feuille de temps est établie. Plus besoin de surveiller manuellement votre budget : Tick le fait pour vous.

Les utilisateurs apprécient cet outil pour sa simplicité d’utilisation. Il permet de se concentrer sur l’essentiel grâce à de nombreuses fonctionnalités, dont la possibilité de suivre différentes sous-catégories au sein des projets.

Ses fonctionnalités clés :

• il est gratuit pour un projet et un nombre d’utilisateurs illimité
• il permet le suivi du budget 
• il génère des rapports d’heures par client ou par personne
• il permet de nombreuses intégrations gratuites : Apple Watch, Basecamp, Zapier, Asana…

TSheets

TSheets est une solution de gestion du temps qui convient aux entreprises de toutes tailles, qu’il s’agisse d’un travailleur indépendant ou d’une multinationale. C’est un outil très adapté aux entreprises qui ont besoin de suivre le temps passé par leurs salariés sur des tâches spécifiques.

Avec TSheets, vous pouvez voir en temps réel qui travaille sur quel projet et où. Ce logiciel est disponible sur Android et iOS.

Ses fonctionnalités clés :

• il est gratuit pour un projet et un nombre d’utilisateurs illimité
• le suivi de budget
• les rapports d’heures par client ou par personne
• les nombreuses intégrations gratuites dont Square, Salesforce, Asana…

Les caractéristiques les plus appréciées des utilisateurs sont sa facilité d’utilisation, la qualité du service client, en ligne ou par téléphone, et sa prise en main intuitive.

Wrike

Faites-vous comme moi partie des gens qui ne connaissent pas encore Wrike ? Cet outil est l’un des plus connus sur le marché lorsqu’il est question de gestion du temps. Grâce à Wrike, vous pouvez tout rassembler au sein d’une même plateforme : un seul espace de travail dans lequel sont réunis vos différents emplois de temps, tâches, discussions et dossiers.

Toutes les données sont mises à jour en temps réel.

Ses fonctionnalités clés :

• gratuit jusqu’à 5 utilisateurs
• diagramme de Gantt
• suivi du budget et du temps

Il s’intègre gratuitement à de nombreux autres logiciels : Outlook, Google Drive, Dropbox, Excel, MS Project, Salesforce, Slack, GitHub… et bien d’autres.

Les caractéristiques les plus appréciées des utilisateurs sont sa facilité d’utilisation, l’efficacité du service client, les listes personnalisables et le grand nombre de fonctionnalités.

Voilà, si vous recherchiez un outil de gestion de temps, ou si vous souhaitiez tout simplement en acquérir un nouveau, vous avez pu découvrir dans cette vidéo 5 alternatives gratuites parmi les plus connues et les mieux notées par les utilisateurs.

Comparez-les, essayez-les, et trouvez le logiciel qui correspond le mieux à vos besoins et à votre situation.

Qu’avez-vous pensé de cette vidéo ? Cet aperçu des outils les plus connus de gestion du temps vous a-t-il été utile ? N’hésitez pas à réagir à cette vidéo en laissant un commentaire ci-dessous.

J’en profite pour remercier à nouveau Caroline pour la réalisation de cette vidéo, notamment grâce aux avis utilisateurs récoltés sur la plateforme de comparaison en ligne Capterra.

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