Dans un monde caractérisé par une surcharge d’informations et des distractions constantes, réussir à maximiser sa productivité fait toute la différence entre :

• des journées de travail à rallonge, sans pour autant produire des résultats concrets
• ou libérer du temps pour des choses qui comptent vraiment pour vous, tout en réalisant des objectifs de plus en plus ambitieux.

En effet, la productivité ne peut pas être un objectif : elle n’est qu’un moyen qui nous permet de passer le moins de temps possible sur des tâches ennuyeuses ! Comme ça nous en avons davantage pour faire ce qui nous plait et nous rend heureux !

Dans le livre « La 25^èmeheure », Guillaume Déclair, Bao Dinh et Jérôme Dumont dévoilent les secrets des entrepreneurs à succès pour booster la productivité.

L’équation est assez simple :

travail accompli = (temps passé) x (intensité de concentration) x (rapidité d’exécution).

Dans la première vidéo dédiée à ce livre, vous pouvez apprendre comment améliorer votre organisation, le premier facteur de l’équation.
Dans cet article, vous découvrirez comment améliorer votre capacité de concentration et votre rapidité d’exécution.

Se concentrer

Les évolutions technologiques des dernières décennies ont amené dans chaque bureau des ordinateurs et des smartphones. Les nouvelles organisations du travail ont porté à la généralisation des open spaces. Les médias et les réseaux sociaux nous sollicitent constamment avec des nouvelles notifications et du nouveau contenu.

Dans le monde d’aujourd’hui, ce qui devient rare, c’est notre attention !

En moyenne, nous travaillons 11 minutes entre chaque nouvelle interruption. Toutes ces sollicitations peuvent même donner l’illusion d’être productifs, mais ne pas réussir à travailler sur une seule tâche jusqu’à qu’elle soit terminée est un énorme frein à notre productivité.

Le premier obstacle à la concentration est le nuage des pensées parasites : il s’agit de toutes les choses que vous ne devez pas oublier de faire. La meilleure technique pour vous en débarrasser c’est votre liste TODO (plus de détail dans la vidéo précédente). Dès que vous savez que vous devez réaliser une nouvelle tâche, notez-la tout de suite !!

Ensuite, simplifiez-vous la vie en ce qui concerne les rappels et les relances : recontacter un collègue sur un dossier, rappeler un client pour une proposition… Libérez votre esprit en utilisant des outils qui vont se souvenir de ça à votre place.

Par exemple, utilisez votre calendrier Outlook pour vous rappeler des tâches périodiques. Ou encore, profitez des nouvelles fonctionnalités de Gmail pour programmer l’envoi d’un mail ou la relance d’un email sans réponse.

Une autre technique très utilisée pour gagner en sérénité est l’inbox zero : votre boîte de réception d’emails vide. Voici comment faire en 3 étapes : 

• Si le mail que vous venez de lire ne demande pas d’action de votre part, archivez-le tout de suite
• Si vous avez une action à faire qui demande moins de 2 minutes, faites-la tout de suite, répondez à l’e-mail et archivez-le immédiatement
• Si l’action à faire demande plus de 2 minutes, ajoutez-la à votre liste TODO et archivez l’e-mail.

Attention par contre ! Ne tombez pas victime de cette méthode : ce qui compte est de réaliser les tâches importantes, pas d’avoir une boîte email vide.

Un bon objectif est de viser le inbox zero 2 fois par semaine.

De manière générale, ne vous faites pas trop distraire par vos emails !!En moyenne, un salarié regarde sa boîte mail toutes les 15 minutes : impossible de se concentrer comme ça !!

Limitez-vous à consulter vos e-mails 3 fois par jour maximum, par exemple en fin de matinée, en début d’après-midi et en fin de journée.

Vous pouvez même informer vos interlocuteurs de cette démarche en paramétrant une réponse automatique à vos mails reçu, qui indique de vous envoyer un SMS en cas d’urgence.

Evitez aussi de regarder vos e-mails professionnels en dehors des heures de travail. Vous risquez de stresser pendant vos soirées et vos week-end pour un problème sur lequel vous ne pouvez pas agir jusqu’à votre retour au bureau.

Un autre élément qui aide à maintenir une bonne concentration est de garder un bureau bien rangé. Si votre bureau est encombré, votre esprit le sera également. Cela est valable pour votre bureau physique, comme pour le bureau de votre ordinateur. Nettoyez-les régulièrement, pour que la seule chose devant vos yeux soit la tâche que vous devez traiter en ce moment.

Protégez-vous des tentationsautour de vous : les notifications des réseaux sociaux, le flux continu des média. Des outils très efficaces sont ceux qui bloquent carrément l’accès à ces distractions : j’utilise moi-même l’application Freedom. Elle m’aide à ne pas me disperser en surfant sur Internet pendant des heures.

Vous avez aussi des applications où parquer les articles à lire ou les vidéos à regarder, de manière à les retrouver facilement plus tard, comme l’extension Pocket, pour Chrome.

Quand vous devez vous isoler du monde autour de vous, une technique redoutable et de se mettre des écouteurs : cela signale à vos collègues que vous travaillez sur une tâche importante et que vous ne voulez pas être dérangé. Et écouter de la musique instrumentale, sans paroles, peut d’ailleurs vous aider à vous concentrer.

Cherchez aussi des endroits où travailler ailleurs que le bureau : dans un café, chez vous. Vous isoler des sollicitations des collègues pendant une demi journée peut vous permettre de bien avancer sur vos tâches !!

Accélerer 

Une fois que vous avez optimisé votre organisation, et que vous avez protégé votre concentration, ce dont vous avez besoin est d’accélérer votre vitesse d’exécution. Vous pouvez faire ça grâce à la méthode F.A.S.T., en quatre étapes :

1. Les fondamentaux : bâtissez une base solide pour gagner du temps sur vos futures tâches 
2. L’automatisation : faites réaliser vos actions répétitives à un robot !
3. Speed (la vitesse) : accélérez les actions manuelles.
4. Twenty (larègle 80-20) : focalisez vos efforts sur le 20% d’actions qui vous permettent d’atteindre 80% des résultats.

Parmi les fondamentaux, voici quelques idées : 

• Reposez-vous !Chaque jour, nous disposons d’une quantité finie d’énergie mentale et émotive. Afin de ne pas l’épuiser tout de suite, il est important de prendre des vraies pauses qui vous permettent de récuperer : des pauses déjeuner, des temps morts entre deux réunions, et même des siestes de 15-20 minutes si vous êtes vraiment fatigués.
• Un esprit sain dans un corps sain : faire du sport régulièrement, soigner son alimentation, et s’adapter à son propre rythme biologique permet de maximiser l’énergie dont vous disposez pour faire avancer vos projets.
• Investissez dans des bons outils : en commençant par votre ordinateur. C’est lui qui doit vous attendre, et pas le contraire !! Aussi, n’hésitez pas à acheter des logiciels qui peuvent vraiment vous faire gagner du temps.

Concernant l’automatisation, adoptez la règle d’or : si vous devez réaliser une action plus d’une fois, cherchez à l’automatiser !

Par exemple, déléguez le remplissage des formulaires et des mots de passe des sites web que vous utilisez à une application, comme Dashlane par exemple.

Optimisez aussi la gestion de vos emails. Grâce au paramétrage des règles automatiques, vous pouvez :

• Identifier rapidement les mails en provenance de votre responsable ou des clients importants, en changeant la couleur des caractères.
• Supprimer les mails inutiles et archiver ce que vous souhaitez lire plus tard
• Répondre à certains emails, comme refuser une invitation si vous êtes déjà occupés sur le créneau.

Pour améliorer votre vitesse d’exécution (Speed), il est intéressant d’identifier les activités dans lesquelles vous passez le plus de temps : les réunions, les e-mails, Excel, les réseaux sociaux. Des outils comme RescueTime peuvent vous aider dans cette estimation.

Une compétence qui probablement peut vous faire gagner beaucoup de temps est votre vitesse d’écriture. Dans l’utilisation de votre smartphone, utilisez les logiciels de reconnaissance vocale comme Siri ou Cortana pour dicter le texte d’un SMS ou d’un message WhatsApp.

Sur le web, vous trouvez aussi plein d’outils gratuits pour dactylographier plus vite : une session de 10 minutes par jour avec Typingclub vous permettra de gagner beaucoup de temps.

Vous pouvez aussi améliorer votre vitesse de lecture grâce à des techniques de lecture rapide. Mais attention ! En accélérant la lecture, le niveau de compréhension et de mémorisation diminue en conséquence.

Donc, appliquez ces techniques uniquement pour les documents rébarbatifs et peu importants.

L’utilisation des raccourcis clavier au lieu de la souris sur votre ordinateur accélère des tâches dans vos applications bureautiques, ou la navigation entre les différents logiciels que vous êtes en train d’utiliser. Prenez un peu de temps pour vous familiariser avec ces raccourcis.

Pour terminer, adoptez la règle de Twenty Percent, ou 80/20 : si vous vous focalisez uniquement sur les activités qui vous demandent 20% d’effort et qui produisent 80% de résultats, vous améliorez significativement votre productivité. Vous pouvez laissez tomber tout le reste. 

Obligez-vous à aller vraiment à l’essentiel en fixant des deadline irréalistes pour vos tâches. Il vaut mieux avoir terminé quelque chose, même si perfectible, que de rechercher une perfection inutile.

Si vous souhaitez approfondir ce principe, vous pouvez regarder les deux vidéos Mind Parachutes à ce sujet ! (https://youtu.be/nNOXaHk1-Do).

Une fois que vous aurez atteint des gains de productivités significatifs grâce aux conseils de « La 25^èmeheure », vous pouvez les convertir en temps ou en argent.

L’option par défaut sera de les convertir en argent : servir plus de client, chercher une promotion.

Mais ne négligez pas la deuxième option : les convertir en temps « libre », en partant un peu plus tôt le soir, ou en prenant une journée off par semaine.

Ce choix, qui est malheureusement encore mal vu dans notre société, a potentiellement plus de chance de contribuer positivement à votre bonheur.

Quels techniques ou outils favorisant la concentration ou la vitesse d’exécution allez-vous tester cette semaine ?

Quelle utilisation allez-vous faire du temps gagné grâce à votre meilleure productivité ? 

Laissez un commentaire ci-dessous !

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