Maximisez votre productivité : gagnez du temps avec la 25ème heure
Regardez tous les points de cette image… chacun d’eux représente un mois de notre vie. Une ligne est l’équivalent de 3 ans.
Très souvent, nous réfléchissons et agissons comme si le temps que nous avons à disposition était infini, mais c’est vraiment pas le cas !!
Notre vie est finie, notre temps est compté. Même si on devait vivre un peu plus que 90 ans, cela ne change rien à l’affaire. Cela veut dire juste une chose : notre vie est trop courte pour ne pas en tirer le maximum !!
Dans cette perspective, la productivité ne peut pas être un objectif : elle est juste un moyen.
Elle doit nous aider à passer le moins de temps possible sur des tâches ennuyeuses, pour qu’on puisse passer plus de temps à faire ce qui nous plait et nous rend heureux !
Le problème de la productivité dans l’environnement d’aujourd’hui
Si depuis la révolution industrielle, le progrès technologique a permis de faire des avancées très significatives dans la productivité des travailleurs, depuis quelques années cela n’est plus le cas.
Les nouvelles méthodes de travail, la surcharge d’informations, les distractions constantes nuisent à notre efficacité.
Résultat : nous passons de plus en plus de temps au boulot, sans pour autant produire davantage !
Afin de devenir plus productif, nous devons cultiver l’état d’esprit des paresseux. Dès qu’on réalise une tâche longue et répétitive, nous devons nous poser la question : « qu’est-ce que je peux changer dans ma manière de travailler pour ne plus refaire cette tâche la prochaine fois ? ».
Il faut s’obliger à sortir du fonctionnement en pilote automatique, et favoriser une logique d’investissement : faire un effort à court terme pour gagner du temps à long terme.
Chaque semaine, nous devrions essayer de changer quelque chose dans nos méthodes de travail afin de gagner du temps.
Le livre « La 25èmeheure » est un excellent manuel pour booster sa productivité. Les auteurs ont décidé d’interviewer des startuppeurs à succès, pour qui la gestion du temps et des priorités représente une question de vie ou de mort pour leur entreprise.
C’est une compilation synthétique et facile à lire de leurs meilleurs secrets pour être productifs.
Si vous décidez d’adopter cet état d’esprit, et d’essayer ces méthodes, il se peut qu’au début vous n’aurez pas l’impression d’avancer. Voir même vous serez moins productifs qu’avant.
Au début d’un changement les choses progressent moins rapidement. Des difficultés au démarrage sont normales.
Mais en cumulant des petits gains de productivité par petites touches, la différence deviendra visible.
Un gain de productivité de 1% sur une semaine de travail de 40 heures vous fait gagner 24 minutes. En s’améliorant de 1% chaque semaine, en moins d’une année on arrive à réaliser la même quantité de travail en seulement 24 heures.
L’équation de la productivité est en soi assez simple : le travail accompli est égal au (temps passé) x l’(intensité de concentration) x la (rapidité d’exécution).
Les 3 éléments de la productivité
Voilà donc les 3 éléments à soigner pour améliorer sa productivité :
- S’organiser, pour allouer assez de temps à chaque tâche.
- Se concentrer, pour dédier le plus d’attention possible à la tâche en cours.
- Accélérer, pour exécuter cette tâche le plus rapidement possible.
L’importance de chacun de ces leviers dans votre travail dépend de votre position dans l’entreprise :
- Si vous démarrez, ou si vous avez un rôle opérationnel, le plus important sera votre capacité à vous concentrer et à accélérer ; l’organisation jouera un rôle moindre dans votre productivité.
- Si vous êtes un manager d’équipeou de projet, tout se joue sur votre capacité d’organisation, et la concentration et l’accélération vont moins impacter la productivité de votre travail.
- Si vous êtes dirigeant, votre capacité à accélérer comptera beaucoup moins pout vos résultats que votre capacité à vous organiser et vous concentrer.
Je vous propose de regarder plus en détail chacun de ces 3 éléments.
Même en étant assez court, le livre propose tellement d’idées intéressantes que j’ai décidé de vous les présenter en 2 vidéos. Dans celle-ci, vous découvrirez les secrets pour améliorer votre organisation du temps.
La semaine prochaine ce sera le tour de la concentration et l’accélération.
1. L’organisation
Afin de mieux s’organiser, et pour bien choisir comment utiliser son temps, les startuppeurs s’inspirent beaucoup de la méthode « Getting Things Done ». J’ai réalisé deux vidéos sur la méthode complète si cela vous intéresse.
La version simplifiée proposée dans le livre est peut être plus facile à appliquer.
La première question à se poser quand vous recevez une nouvelle demande, c’est si elle est en ligne avec vos objectifs.
Si la réponse est non, il faut absolument décliner la demande, même quand elle arrive de votre boss. A chaque fois que vous faites quelque chose qui n’est pas dans vos objectifs, votre temps n’est pas utilisé de manière optimale. Evidemment, pour savoir bien répondre à cette question, il faut déjà connaître précisément ses objectifs…
Et il ne faut pas avoir peur de vexer ou blesser l’autre avec du refus : il n’y a rien de personnel, et si vous savez argumenter votre réponse, il n’y aura pas de problèmes.
Si par contre la sollicitation est légitime, inscrivez-la sur votre liste TO DO, l’endroit où vous centralisez absolument toutes les actions que vous devez réaliser.
Selon vos préférences, cela peut être un cahier, des post-it, des logiciels de prise de note comme Evernote ou Notepad.
L’important est de noter absolument tout ce que vous devez faire, et de le noter à un seul endroit.
Notez vos tâches de manière à en faciliter la réalisation : par exemple, les formuler sous forme du résultat recherché (exemple : livrable du projet envoyé, proposition commerciale imprimée) motive bien leur réalisation.
Le fait de savoir que toutes les actions à faire sont notées quelque part libérera beaucoup de place dans votre cerveau, qui autrement risque de tourner en boucle et de stresser inutilement.
Quand vous regardez votre to do list, si une action vous prend moins de 2 minutes, faites-la tout de suite, avant même de lire la suivante. Vous serez surpris de voir combien de tâches peuvent se réaliser en moins de 2 minutes : de cette manière, votre to do list peut se réduire très rapidement !
Si la tâche demande plus de temps, et si quelqu’un d’autre peut la faire à votre place, déléguez !!
En apprenant à déléguer, grâce à l’aide des autres, on démultiplie sa capacité à réaliser des tâches, et on booste ainsi sa productivité !
Pour le faire correctement, expliquez le sens et le contexte de la tâche à réaliser, donnez tous les éléments nécessaires à sa réalisation et une deadline claire, remerciez la personne un fois que la tâche est réalisée.
Si par contre la personne qui doit réaliser cette tâche c’est vous-même, priorisez les choses à faire en commençant par les plus importantes.
Un exemple parlant est celui de Stephen Covey : si vous devez faire rentrer des pierres, des cailloux et du sable dans une jarre, si vous commencez par le sable, puis le cailloux, puis les pierres, vous n’aurez pas de place pour les pierres.
Si au contraire vous commencez par les pierres, puis les cailloux, puis le sable, il y aura la place pour tout.
Morale de l’histoire ? Dans votre organisation, laissez d’abord le temps pour les pierres, les choses les plus prioritaires de votre vie. Vous aurez toujours la place pour faire rentrer d’autres choses, moins importantes.
Mais si vous commencez par les choses moins prioritaires, vous risquez de ne jamais laisser du temps pour les choses qui comptent vraiment pour vous.
Avant de commencer la journée, et vous faire prendre par le tourbillon d’imprévus qui vont arriver, prenez le temps d’identifier les 3 tâches importantes à réaliser à tout prix avant de terminer votre journée.
Assurez-vous aussi de réserver du temps dans votre agenda pour la réalisation de ces tâches !
Pour ce faire, donnez-vous des créneaux de temps limités : d’après la technique Pomodoro, très répandue, vous pouvez vous fixer des périodes de 25 minutes de travail ininterrompu, suivi de 5 minutes de pause.
Et commencez toujours par la tâche qui vous semble la plus difficile. Une fois que vous l’aurez terminée, le reste de votre journée sera plus facile !
Si vous avez du mal à réaliser une tâche, si vous continuez à la remettre à plus tard, c’est parce que probablement elle vous paraît très complexe, et vous vous démotivez par l’effort à faire.
Pour franchir le mur devant vous, vous pouvez utiliser la méthode de l’échelle : divisez la tâche en sous-tâches plus simples, qui constituent les barreaux.
Et puis, concentrez-vous uniquement à gravir le premier échelon, et oubliez tout le reste. La motivation d’avoir démarré et d’avoir avancée, vous aidera à continuer.
On pense parfois que nous devons être motivés pour pouvoir agir, mais en réalité c’est le contraire !
Une fois que vous serez en mouvement, ce sera plus simple d’avancer.
Un tout dernier conseil avant de terminer : n’oubliez-pas d’ajouter du fun !!
Des journées ennuyeuses au boulot ce n’est pas obligatoire ! Cherchez comment rendre vos tâches plus agréables. Une technique qui marche est de se réunir avec des collègues sympas, d’écouter de la musique que vous aimez, transformer la tâche en un challenge.
Bref, prenez du plaisir à ce que vous faites !!
Voilà le conseil des meilleurs startuppeurs pour améliorer la gestion du temps, d’après le livre la 25èmeheure.
Cela passe par savoir dire non aux sollicitations en dehors de ses objectifs, de réaliser tout de suite les actions qui prennent moins de 2 minutes, et de déléguer ou de prioriser le reste.
Je vous donne rendez-vous à la prochaine vidéo pour découvrir comment booster aussi votre concentration, et comment accélérer significativement la réalisation de vos tâches.
Quelle nouvelle méthode de travail allez vous expérimenter cette semaine afin de gagner du temps ?
Quelles sont vos propres techniques pour améliorer votre productivité ?
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