La science de la gestion du temps : le bon moment de Daniel Pink
Nous pensons que réussir ou échouer quelque chose soit une question de « comment », la manière dont nous faisons les choses. Mais tout aussi importante est la question du « quand », du bon moment.
Nous en avons tous fait l’expérience : il existe toujours un bon et un mauvais moment pour dire quelque chose, réaliser une action ou prendre une décision.
On croit souvent que trouver le bon timing soit un art. En réalité, il s’agit d’une science ! Prêts à perfectionner votre sens du timing ?
Cela m’est déjà arrivé de lire et résumer des livres sur la gestion du temps, comme « Priorité aux priorités » de Stephen Covey, Getting Things Done de David Allen, et S’organiser pour réussir d’Isabelle Aussant.
Mais je dois reconnaître que le livre « Le bon moment », de Daniel Pink, est vraiment unique dans son genre ! Il ne s’agit pas d’un livre sur les stratégies de gestion du temps, mais bien sur le timing, c’est à dire sur le choix du bon moment, d’après ce que la science peut nous apprendre à ce propos.
Le premier thème porte sur le rythme naturel d’une journée. Une expérience sur le contenu émotionnel des messages sur Twitter de plus de 2 millions de personnes pendant 2 ans, a permis de constater que l’évolution des nos émotions au cours d’une journée est la même pour tout le monde.
Indépendamment de la culture, du Pays d’origine, du niveau d’études ou social, notre humeur s’améliore le matin, décline l’après-midi et remonte à nouveau le soir.
Cette même courbe a été observée pour notre performance et nos capacités cognitives au long d’une journée.
Peu importe s’il s’agit d’un jour travaillé ou de vacances : ce rythme est intrinsèque à la nature humaine. C’est ce que l’on appelle le rythme circadien. C’est la partie plus ancienne de notre cerveau qui s’en occupe : elle contrôle la température corporelle, régule les hormones, nous permet de nous endormir le soir et nous réveiller le matin.
De manière pratique, ces découvertes peuvent nous aider à réaliser plus facilement nos tâches quotidiennes, en choisissant le bon moment pour les réaliser.
Le rythme quotidien
Pour la plupart des gens, nos capacités cognitives fonctionnent à plein régime le matin, atteignent un pic vers midi, connaissent un creux l’après-midi et remontent en fin de journée. C’est le rythme d’environs 75% de la population, que l’on pourrait appeler « les alouettes », les gens du matin.
Pour eux, la fin de matinée est le moment le plus propice pour réaliser les tâches les plus importantes, qui nécessitent beaucoup de concentration. La fin d’après-midi, par contre, est plus adaptée pour les tâches créatives, impliquant des approches originales.
25% des gens sont plutôt du soir, « les hiboux ». Pour eux, le moteur se met en marche progressivement le matin, connait creux en début d’après-midi, et le pic de performance est atteint en fin d’après-midi / début de soirée. Pour les hiboux, les tâches créatives seront mieux réalisées le matin, et celles qui demandent beaucoup de concentration en fin d’après-midi.
La préférence du matin ou du soir dépend de la génétique et de l’âge ; elle peut varier au long de notre vie.
Êtes vous du soir ou du matin ?
Comment savoir si vous êtes du matin ou du soir ? Notez à quelle heure vous vous couchez et à quelle heure vous vous réveillez naturellement pendant vos vacances, quand vous n’avez pas de contraintes horaires.
Calculez la moyenne de ces deux chiffres : par exemple, si vous vous couchez à 23h30 et vous vous réveillez à 7h30, votre moyenne est de 3h30.
Si cette moyenne est supérieure à 6h00, alors vous êtes des hiboux. Sinon, vous êtes plutôt des alouettes.
Dans la mesure du possible, ajustez vos tâches quotidiennes selon votre propre rythme.
Gérer le creux de l’après-midi
Comment bien gérer le creux de l’après-midi sans trop en subir les conséquences ?
Ne serait-ce que savoir qu’il s’agit d’un moment non optimal permet d’être vigilant si l’on doit prendre une décision ou réaliser une tâche importante.
Prendre une vraie pause déjeuner d’au moins 45 minutes, profiter pour sortir en plein air et de discuter d’autre chose que le travail avec un collègue est aussi un moyen efficace pour réduire les impacts du creux.
Une autre stratégie super efficace pour préserver vos performances pendant toute la journée est de prendre régulièrement des pauses. Contrairement à ce que beaucoup peuvent penser, prendre des pauses n’est pas une perte de temps : elles nous permettent d’en gagner !
Des études scientifiques ont montrées que la productivité maximale peut être atteinte en travaillant 52 minutes, suivis par 17 minutes de pause.
Lors de vos pauses, profitez pour bouger et faire quelques pas : marcher même 5 minutes stimule l’énergie, renforce la concentration et améliore l’humeur.
Evitez de rester accros à des écrans : même des actions à l’apparence neutres comme suivre des notifications Facebook et Instagram stimulent votre cerveau et ne lui permettent pas de se reposer.
Une habitude incroyablement efficace pour effacer complétement le coup de mou de l’après-midi est la sieste ! Loin d’être un signe de faiblesse, la sieste comporte 2 bienfaits majeurs : elle améliore les performances cognitives et préserve la santé psychologique et physique de celui qui la pratique correctement !
Faire une sieste améliore la mémoire à court terme, facilite l’apprentissage et favorise l’enthousiasme. Elle permet même de renforcer le système immunitaire, même si on a bien dormi la nuit précédente.
Les siestes les plus efficaces durent de 10 à 30 minutes, et ont des effets positifs sur 3 heures.
Si vous dormez plus de 30 minutes votre réveil sera plus compliqué puisque votre corps et votre cerveau rentrent dans une phase de sommeil plus profond.
Ce n’est que très récemment que dormir 8 heures par nuit et faire une sieste après mangé sont considérés comme des habitudes positives. Jusqu’à il y a 10 ans, on admirait ceux qui se contentaient de 4 heures de sommeil.
Savoir se ménager, et prendre vraiment le temps des pauses est une caractéristique commune des athlètes et des musiciens d’élite. La plupart se met au travail vers 9 heures du matin jusqu’à midi, et s’entraînent à nouveau quelques heures le soir. Ils travaillent avec une concentration accrue pendant 45 à 90 minutes, puis prennent de bonnes pauses réparatrices.
Le bon timing d’un projet
La gestion du parfait timing est fondamentale aussi pour la réussite de vos projets. Pour tout projet, on peut identifier 3 phases caractéristiques : le début, le mi-parcours, et la fin.
Partir du bon pied est tout simplement essentiel. Essayez de mettre toutes les chances de vos côtés en choisissant le meilleur moment possible pour démarrer. Et si jamais vous faites un faux départ, souvent il vaut mieux arrêter et repartir de zéro.
Des dates un peu spéciales comme la nouvelle année, notre anniversaire ou la rentrée scolaire, représentent autant d’occasions pour corriger un mauvais départ et recommencer du bon pied.
Faire une analyse « pre-mortem » d’un projet avec toutes les personnes impliquées est une excellente manière pour éviter un faux départ. Demandez-vous : « On s’imagine dans 18 mois, et le projet est un échec total. Où est-ce qu’on a pu se tromper ? ». Si on imagine les loupés à l’avance, on peut anticiper les bonnes stratégies pour les éviter ou les traiter lors de l’exécution du projet.
La phase du milieu d’un projet est souvent la moins glamour, mais elle représente un moment charnière. La progression d’un projet, comme beaucoup de phénomènes naturels, ne suit pas une progression stable, linéaire. Ce que l’on observe, après l’enthousiasme du début, c’est une phase d’inertie prolongée. Des idées originales sont explorées, l’équipe apprend à se connaître, mais très peu de résultats concrets sont produits.
Puis, exactement à mi-chemin, une transition se produit : on ressent un nouveau sentiment d’urgence, avec deux issus possibles. Si on choisi de laisser couler, par l’impression que tout est perdu, on baisse les bras et on abandonne. Sinon, si on choisi de se secouer guidés par une nouvelle motivation, on abandonne la phase exploratoire, et on passe sérieusement à l’action.
Pour vous aider, fixez-vous des objectifs intermédiaires, avancez par petit pas. Pensez aussi aux bénéfices que votre projet peut avoir pour d’autres personnes.
Et puis, il y a la fin. Elle apporte un effet stimulant : elle nous aide à accélérer, à faire des choix, à nous focaliser sur l’instant présent. Le fait de voir la ligne d’arrivée remonte significativement notre motivation. C’est l’effet : « sprint final ». C’est pour ça que parfois, avoir des dates limite aide à finaliser un projet.
Lorsque vous êtes au bureau, réservez les dernières minutes de la journée pour faire le point sur vos réalisations du jour, pour esquisser la journée de demain, et pour envoyer un mail de remerciement à quelqu’un. Le sentiment d’avoir avancé va booster votre motivation, avoir réfléchi au lendemain vous permettra de repartir du bon pied, et cultiver la gratitude vous permettra de finir en beauté.
A la fin d’un semestre ou d’une année, prenez le temps de mettre par écrit vos impressions : pouvoir le relire plus tard vous permettra de garder une mémoire plus vive de vos accomplissements.
Voilà, vous connaissez maintenant l’importance d’un bon timing pour mener à bien ce que vous entreprenez. Rappelez-vous de ne pas vous concentrer uniquement sur le « quoi », sur le sujet que vous devez adresser. Posez-vous aussi la question du « quand » : cela peut se révéler un vrai atout pour vous faciliter la vie.
Comment pouvez-vous organiser votre journée pour profiter de votre rythme naturel ?
Comment organiser vos projets pour bénéficier des avantages du début, du milieu et de la fin ?
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