Booster sa productivité : mieux s’organiser au travail d’Emilie Amic
Voilà un livre sur l’organisation du travail qui m’a beaucoup plu !! Emilie Amic est une consultante en management et coach entrepreneuriale. Dans son livre « Mieux s’organiser au travail » elle présente des méthodes très pratiques et qui ont fait leur preuve, qui permettent d’être très efficaces lors d’une journée au boulot.
Dans cette vidéo je vais me concentrer sur les 3 piliers à la base de l’organisation au travail :
- la définition des objectifs
- la planification et le suivi des actions
- la gestion du temps
Si vous êtes intéressés à d’autres aspects pratiques comme la gestion de l’agenda, des emails et des réunions, je vous conseille de lire le livre : il est un excellent condensé de bonnes pratiques au bureau.
1. La définition des objectifs
Sénèque a dit : Il n’y a pas de vent favorable pour celui qui ne sait pas où il va. Impossible donc de bien utiliser son temps si on ne sait pas sur quelles activités il est important de se concentrer.
Dans le milieu professionnel, les objectifs peuvent avoir des origines différentes :
- vos propres souhaits de carrière : où voulez-vous être dans 1 an, 3 ans ou 5 ans ? à quel poste et dans quelle entreprise ?
- les objectifs définis par votre manager, par exemple lors de votre entretien annuel
- ceux liés à votre mission, que vous retrouvez dans votre fiche de poste
- ceux qui découlent de la stratégie globale de votre entreprise, probablement à décliner par rapport à votre rôle dans l’organisation
Pour bien les définir, mettez à l’écrit entre 3 et 5 objectifs pour chacune de ces 4 catégories.
A ce point, la liste sera probablement longue et intimidante. Pas de panique : vous n’avez pas à tout faire d’un coup !
Et de toute manière, vous n’aurais jamais le temps de tout faire 🙂
Commencez par réunir les objectifs qui se recoupent et priorisez la liste restante.
Pour vous aider à les étaler dans le temps, prenez en compte l’horizon temporel dans lequel chaque objectif doit être atteint :
- à court terme (moins de 6 mois)
- à moyen terme (de 6 mois à 1 ou 2 ans)
- à long terme (au delà).
Puisque votre environnement et vos priorités évoluent avec le temps, vos objectifs aussi devront tout naturellement s’adapter. Il est donc conseillé de réviser la liste de vos objectifs chaque trimestre.
Réalisée correctement, la manière dont vous définissez vos objectifs est un vrai atout pour les atteindre plus facilement :
- utilisez un verbe d’action, au présent
- formulez la phrase de manière positive
- veillez à que l’objectif soit sous votre contrôle directe : s’il s’agit d’un but collectif pour lequel d’autres personnes sont impliquées, limitez-vous à ce qui est directement à votre main.
Une méthode très efficace pour définir ses objectifs est la méthode SMART. Vos objectifs doivent être :
- spécifiques : précis, simples et contextualisés
- mesurables : quels indicateurs vous permettent de savoir ou vous en êtes ?
- ambitieux, pour qu’ils soient motivants tout en restant atteignables
- réalistes : ils doivent être adaptés aux compétences et aux moyens dont vous disposez
- temporels : à quelle date précise vous aurez atteint vos objectifs ?
2. La planification et le suivi des actions
Votre objectif représente la cible que vous souhaitez atteindre. Chaque objectif peut être découpé en plusieurs actions concrètes. Et chaque action est elle-même composée de plusieurs tâches, le niveau de détail le plus fin de votre plan d’action.
Par exemple, mettons que votre objectif est de dispenser une formation sur la prise de parole en public à 20 de vos collègues, avant la fin du trimestre.
Quelques actions possibles dans votre plan d’action sont :
- organiser la logistique pour les participants
- préparer le contenu de la formation
- et animer la journée de formation
Et pour la première action, des tâches peuvent être :
- définir la liste des participants
- réserver la salle de réunion
- envoyer les invitations aux participants
La définition d’un plan d’action comporte deux étapes :
- lister toutes les actions pertinentes: vous pouvez commencez en listant les grandes étapes à traverser pour passer de la situation actuelle à l’atteinte de votre objectif. A ce stade, faites preuve de créativité, sans notion d’ordre ou d’importance. Ensuite, demandez-vous comment vous allez réaliser chaque étape, et notez toutes les actions nécessaires pour compléter une étape à l’aide d’un tableau ou d’une mind map.
- déterminer l’ordre et le délai de réalisation des actions : à ce stade, classez les actions selon l’ordre chronologique qui parait le plus naturel. Pour chaque action estimez le temps qu’il vous faudra pour la compléter. Puisque nous avons tous tendance à sous-estimer le temps nécessaire, ajoutez une marge de sécurité de 30-50%.
Une fois que vous avez terminé, vérifier la cohérence globale de votre plan, et son réalisme par rapport à l’objectif et au délai que vous vous êtes fixés.
Notez ensuite l’ensemble de vos actions dans un tableau dans lequel pour chaque action vous indiquez sa durée prévisionnelle, la date de début et de fin estimées, et son statut, qui peut prendre une de ces quatre valeurs : non initié, en cours, réalisé ou abandonné.
Si vous souhaitez aller plus loin, vous pouvez enrichir le tableau en indiquant le budget, les risques et les indicateurs de réussite associés à chaque action.
Pour assurer le suivi de votre plan d’action, assurez vous de :
- revoir vos objectifs et vos grands projets une fois par an
- mettre à jour vos objectifs et définir votre plans d’actions une fois par trimestre ou par semestre
- mettre à jour votre plan d’action une fois par mois
- préparer la semaine à venir et les 2 successives de manière hebdomadaires
- définir quotidiennement la liste de tâches de la journée
3. L’organisation du temps
Comment définir les activités de la journée en s’assurant d’en tirer un maximum de profit ? Une habitude répandue mais très peu constructive est de démarrer sa journée au travail en lisant ses emails. C’est à éviter à tout prix !!
Plutôt, votre 1ère action du jour devrait être de vous fixer 2 ou 3 tâches prioritaires à réaliser pendant la journée. L’objectif est double : l’accomplissement de ces tâches vous fera progresser vers vos objectifs, et vous serez satisfaits de votre journée de travail.
Planifiez l’exécution de ces 2 ou 3 tâches selon votre agenda de la journée. Est-ce que vous avez assez de temps pour les terminer ? Si vous avez été trop ambitieux (ça arrive souvent !!) éliminez-en quelques unes pour que votre planification soit plus réaliste.
Lors de l’exécution, regardez l’heure et ne dépassez pas le délai prévu ! Si, à la fin du créneau planifié vous n’avez pas encore terminé la tâche, vous pouvez : continuer dans la journée en supprimant une autre tâche ; re-planifier un nouveau créneau le lendemain ou dans la semaine ; ou encore vous satisfaire du résultat atteint, sans besoin d’en faire plus.
Commencez votre journée en réalisant les actions les plus prioritaires. Pour plus d’efficacité, regroupez au même moment les actions semblables, comme les appels téléphoniques, le traitement des mails, la rédaction de documents…
Assurez-vous d’avoir réservé entre 20 et 30% de votre temps pour la gestion des imprévus. Il s’agit des événements extérieurs qui vont impacter significativement la planification et la charge de travail de la journée, ainsi que les sollicitations d’autres personnes (il s’agit plutôt d’interruptions dans ce cas).
Difficilement les imprévus vont tomber lors des plages que vous avez réservées. Par contre, les avoir planifiés dans votre agenda vous donnera la marge de manœuvre pour ajuster les autres actions de la journée sans trop impacter votre planning.
Afin de réduire les interruptions, réservez dans votre agenda des plages de disponibilité pour les sollicitations externes, et communiquez-les largement à vos collaborateurs et vos collègues. Selon le besoin, vous pouvez avoir une plage hebdomadaire, ou même 2 plages chaque jour.
Choisissez des plages dans lesquelles vous êtes moins efficaces, par exemple juste après mangé ou après 17 heures.
Si pendant ces plages vous recevez une demande qui nécessite moins de 5 minutes pour être traitée, réalisez-la tout de suite. Si elle nécessite moins de 30 minutes, faites-la dès que vous avez terminé ce que vous êtes en train de faire. Si c’est plus, mettez-vous d’accord avec le demandeur sur le délai de réalisation et ses attentes, et intégrez cette tâche à votre plan d’action de la semaine.
Et si vous aurez moins d’imprévus ou de sollicitations à traiter par rapport à ce que vous avez planifiez, tant mieux ! Profitez-en pour réaliser d’autres actions prioritaires, ou pour mettre à jour votre plan d’action et votre planification.
A l’échelle d’une semaine, prenez une heure de temps pour faire le bilan de l’avancement de vos objectifs sur la semaine passée, et préparer l’activité de la semaine à venir. Cela vous permettra ensuite de choisir les tâches quotidiennes en une quinzaine de minutes.
Pendant ce temps, reprenez votre plan d’action et mettez à jour le statut des actions, avec une attention particulière pour celles dont l’échéance était cette semaine. Si le responsable de l’action est quelqu’un d’autre que vous, contactez-le pour en connaître l’avancement.
Vérifiez ensuite les réunions prévues la semaine suivante, que vous soyez l’organisateur ou un participant. En tant qu’organisateur, vérifiez la liste des participants effectifs (ceux qui ont accepté l’invitation), assurez-vous d’avoir réservez et communiqué la salle de réunion ou le numéro de conférence téléphonique, et planifiez la diffusion des supports au plus tard la veille de la réunion.
En tant que participant, assurez-vous d’avoir toutes les informations nécessaires à une participation efficace à la réunion. Si besoin, contactez l’organisateur pour demander les éléments manquants.
Voici quelques conseils très concrets sur la définition des objectifs, sur la planification et le suivi des actions et sur la gestion du temps afin de mieux vous organiser au travail. L’application de ces conseils vous permettra d’atteindre plus vite vos objectifs prioritaires, tout en ressentant un sentiment de contrôle et de satisfaction qui rendra vos journées plus agréables.
Est-ce que vous appliquez déjà certains de ces conseils à votre journée de travail ?
Quelles sont vos astuces les plus efficaces pour bien vous organiser ?
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