Gestion du temps et des priorités : S’organiser pour réussir de Isabelle Aussant
Est-ce que vous vous sentez débordés, presque noyés, par ce que vous devez faire au travail ? Est-ce que vous ne savez même pas par où commencer, et vous êtes envahis par le stress ?
Apprendre à vous organiser peut être un moyen redoutable pour gagner en efficacité, et pour réduire le stress quotidien.
Le livre « S’organiser pour réussir », de Isabelle Aussant, est une lecture rapide qui permet d’acquérir des bonnes bases de la gestion du temps. Pour que l’organisation soit véritablement efficace, elle ne doit pas se limiter à des méthodes ou des outils. Elle doit aussi se baser sur une bonne connaissance de soi, sur ses valeurs, ses besoins et ses limites.
Ses valeurs et ses points forts
Nos valeurs représentent une vraie boussole pour nos actions quotidiennes. Tant que nos tâches sont alignées avec nos valeurs, nous serons naturellement motivés à agir, leur réalisation sera fluide et rapide. Au contraire, toute discordance impliquera des efforts considérables, même pour les actions les plus petites.
C’est pour cette raison qu’il est important de prendre du recul et identifier clairement quelles sont nos valeurs personnelles : famille, amis, réussite professionnelle, honnêteté, contribution à la société. Comment nourrissez-vous ces valeurs dans votre travail ? Avez-vous la possibilité de changer votre manière de faire pour les alimenter davantage ?
Toujours dans le souci de mieux vous connaître, essayez d’identifier quels sont vos points forts et vos points faibles dans votre rapport au temps.
Prenez bien conscience de vos points forts, et essayez de les utiliser plus et mieux : c’est comme ça que vous allez maximiser votre efficacité. Contrairement à ce que notre éducation nous a souvent enseigné, les meilleurs résultats sont obtenus en cherchant l’excellence dans les points forts, plutôt qu’en essayant d’améliorer les points faibles.
Pour les points faibles, observez de près vos comportements pour en trouver la cause. Une fois identifiées quelques idées, imaginez des approches qui s’attaquent à l’origine du problème. Par exemple, si vous ne réalisez pas certaines tâches parce que vous reposez sur votre mémoire et que vous les oubliez, vous pouvez utiliser des post-it ou un agenda électronique pour vous en rappeler.
Une bonne idée est d’ailleurs de puiser dans vos points forts pour trouver les solutions à vos points faibles. Comme le dit une phrase bouddhiste : « ce qui te manque, cherche-le dans ce que tu as ».
Les parasites extérieurs et intérieurs
Parmi les éléments de la personnalité qui influencent l’efficacité il y a le rythme biologique. Notre niveau d’énergie, notre force musculaire, notre capacité de concentration fluctuent tout au long de la journée.
Connaître nos moments de pic et de creux permet de distribuer nos activités en conséquence, et maximiser ainsi notre performance. L’observation et l’écoute de nos sensations le long d’une journée est le bon outil pour développer la connaissance de nos rythmes biologiques.
Il existe des éléments perturbateurs auxquels faire attention afin de protéger notre organisation.
Vous trouvez d’abord des parasites « extérieurs » :
- des nuisances qui dérangent nos sens : le bruit, la température, la lumière, un air peu oxygéné, l’ergonomie du poste de travail. Prenez du temps pour voir comment éliminer ou diminuer ces nuisances, ou pour limiter votre temps d’exposition. Parfois, des petits désagréments peuvent avoir un impact significatif sur nos performances.
- les interactions avec les autres : les sollicitations permanentes auxquelles nous sommes soumis (email, messagerie instantanée, appels téléphoniques) influencent négativement notre capacité à réaliser des tâches. Un gain important en efficacité consiste à concentrer nos réponses aux sollicitations en 3 ou 4 moments précis de la journée, et éviter les dérangements en dehors de ces plages (par exemple : fermer Outlook, mettre le téléphone sur silencieux et sans vibration).
Ensuite, il y a les parasites « internes », des éléments qui se trouvent à l’intérieur de nous et qui perturbent l’exécution de nos tâches. Parmi ces parasites, on en trouve 2 principaux.
Le premier parasite interne est le stress, qui impacte nos comportements, nos émotions et notre humeur, et qui risque de porter à des décisions irrationnelles. La clé pour réduire le stress est de retrouver un sentiment de contrôle. Cela est possible en se concentrant uniquement sur ce sur quoi nous pouvons agir, directement ou indirectement. Imaginez de placer les tâches à réaliser dans trois zones :
- la zone d’impact: ici, vos décisions et vos actions ont un effet direct sur votre objectif
- la zone d’influence : vos actions n’ont pas un impact direct sur l’objectif, mais peuvent tout de même l’influencer
- la zone hors impact : ici vous n’avez aucune prise sur ce qui se passe, peu importe ce que vous allez faire.
Par exemple, si vous devez vous rendre à une réunion avec un client et votre vol est annoncé avec 2 heures de retard, vous n’avez aucun levier pour éliminer ce retard : faire partir l’avion en horaire se trouve donc dans la zone hors impact.
Vous pouvez par contre chercher des solutions alternatives : chercher le vol d’une autre compagnie qui part plus tôt, demander à votre client de retarder la réunion de 2 heures. Ces solutions dépendent d’autres personnes que vous, mais vos actions influencent votre possibilité d’en profiter. Chercher des solutions alternatives se trouve dans votre zone d’influence.
Ou encore, vous pouvez décider comment utiliser les 2 heures d’attente : vous pouvez les gâcher en restant de mauvaise humeur à cause du retard du vol, ou alors en profiter pour lire un livre, avancer dans vos projets, ou tout autre action constructive. Décider comment utiliser ces 2 heures se trouve dans votre zone d’impact.
Le deuxième parasite interne est la procrastination, qui nous pousse à remettre au lendemain ce qui devrait ou pourrait être fait aujourd’hui. Nous pensons constamment à ce que nous devrions faire, sans pour autant trouver l’énergie pour le faire.
Le premier réflexe à pratiquer est d’agir immédiatement si nous avons toutes les infos nécessaires ; l’action immédiate est toujours plus efficace que la planification pour plus tard.
Dans le cas où vous décidez de remettre une action au lendemain, transformez la procrastination dans un outil positif et créatif : imaginez comment réaliser cette action d’une manière efficace, anticipez les conséquences d’un report ultérieur pour prioriser vos actions.
Si le sujet de la procrastination vous intéresse, j’ai réalisé 2 vidéos sur les causes psychologiques de la procrastination et les stratégies efficaces pour la dépasser.
La délégation
Pour terminer, voici un outil extrêmement puissant pour booster votre efficacité : la délégation. Déléguer ne signifie pas simplement faire faire à d’autres ce que vous devriez faire vous mêmes.
Quand elle est bien utilisée, la délégation représente un vrai levier pour améliorer votre capacité à atteindre vos objectifs.
Par exemple, choisir de déléguer certaines tâches à des personnes qui savent les faire mieux que vous permet de les exécuter plus vite et mieux. Ou encore, déléguer certaines de vos responsabilités est une excellente manière de valoriser vos collaborateurs, et de développer leur engagement et leur prise d’initiative.
Voici un modèle très simple qui vous permet de décider quelles sont des bonnes tâches à déléguer. Il s’agit de la matrice d’Eisenhower, qui se développe selon deux axes : l’importance et l’urgence.
D’un côté vous avez les tâches non urgentes et non importantes : la bonne approche ici est de les éliminer. Puis vous avez les choses urgentes et non importantes : elles peuvent attendre ! Ces tâches sont des bons candidats à la délégation, comme d’ailleurs les tâches non urgentes, mais importantes : celle-ci doivent être traité plus rapidement.
Et enfin, vous avez les tâches urgentes et importantes : celles-ci sont la priorité, et le mieux est de les faire soi-même.
Quand vous cherchez la bonne personne à qui déléguer une tâche, vous devez absolument prendre en considération les compétences et la motivation de la personne qui devra la réaliser. Saura-t-elle faire ce que vous lui demandez ? Est-ce qu’elle aura envie ?
Un élément essentiel de la délégation est la communication : au début, il est fondamental expliquer le sens de la tâche, et expliciter quel est le résultat que vous en attendez. Ensuite, il est indispensable d’en suivre l’avancement : la communication régulière permet d’assurer le collaborateur que la direction prise est la bonne, ou s’il faut ajuster un peu le tir.
Quand vous déléguez une tâche, ne soyez pas perfectionniste, ni trop stricte sur comment la réaliser : la personne qui l’a en charge va très probablement la réaliser d’une manière différente de comment vous l’auriez fait. Mais sa méthode sera peut-être tout aussi efficace que la vôtre, voir plus !!
Voilà les quelques conseils d’Isabelle Aussant pour améliorer notre organisation et notre gestion du temps, pour maximiser notre efficacité tout en réduisant le stress. Si utilisés régulièrement, ces outils sont très puissants, il vous permettront de booster votre efficacité.
En observant leur impact dans votre quotidien, et en écoutant vos réactions émotives à leur implémentation, ces conseils vont s’intégrer naturellement dans votre gestion du temps.
Vous serez alors bien organisés pour réussir !!
Est-ce que vos préoccupations actuelles se trouvent dans votre zone d’impact ou d’influence, où alors ils en sont en dehors ?
Comment pouvez-vous déléguer certaines de vos tâches pour améliorer votre efficacité ?
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