Comment faire plus avec moins ? Le principe 80/20 de Richard Koch
Le livre « Le principe 80 /20 » de Richard Koch est désormais devenu un classique dans la gestion en entreprise. L’auteur souhaite nous montrer que ce même principe peut être appliqué à beaucoup de domaines de notre vie, tant personnelle que professionnelle. Et si nous arrivons à en comprendre la philosophie, nous pourrons multiplier nos résultats tout en réduisant les efforts pour les atteindre.
A l’origine, le principe 80 / 20 a été découvert par Pareto, un économiste qui juste avant 1900 avait montré que la distribution de la richesse et du revenu dans plusieurs Pays européens, et dans plusieurs moments historiques, avait toujours été très polarisée : 20% de la population possédait 80% de la richesse disponible.
Des études successives ont montré que le principe est aussi valable dans beaucoup d’autres domaines. En particulier, à partir des années 50, il a été appliqué dans le monde industriel pour améliorer la qualité et la performance de la production.
Ce qui est vraiment important dans ce principe n’est pas la valeur exacte des pourcentages 80 / 20, mais le fait que la distribution soit aussi déséquilibrée.
L’efficacité de cette approche est liée au fait qu’elle préconise d’identifier et ensuite de se focaliser sur les quelques facteurs essentiels, et d’ignorer les nombreux facteurs accessoires. Dans une entreprise, 20% des facteurs sont à l’origine de 80% des résultats ; 20% des clients représentent 80% du chiffre d’affaire ; 20% des produits génère 80% des profits.
Pas la peine de se disperser sur plusieurs fronts : à chaque moment, il vaut mieux se concentrer sur le 20% le plus significatif.
Ce qui est valable pour une entreprise est valable aussi à l’échelle d’un individu. 80% de la valeur de notre travail est créé en 20% de notre temps. Ou encore, 80% de notre bonheur provient de 20% de nos activités.
Ce qui est important à retenir est ce fort déséquilibre : parfois la relation peut être autour de 70/30, ou alors de 90/10. La valeur exacte a peu d’importance, la clé est de comprendre que un nombre très réduit de facteurs a un effet énorme sur les résultats.
Cette approche est très contre-intuitive. Nous avons une tendance naturelle à penser que causes et résultats sont généralement équilibrés. Que les différentes causes d’un problème ont plus ou moins le même impact. Cela demande de l’effort et de la pratique pour ignorer la plupart des causes et se focaliser sur les quelques éléments essentiels.
Mais si nous arrivons à assimiler vraiment le principe 80 / 20, et à orienter nos choix sur ce principe, nous avons la possibilité de multiplier notre efficacité, d’obtenir des résultats bien meilleurs, tout en réduisant nos efforts pour y arriver.
L’application de ce principe est double :
- D’un côté, nous avons le nombre très restreint des facteurs qui ont un fort impact. Idéalement, nous devons dédier plus d’attention et des ressources à ces facteurs essentiels. Si 20% de notre temps de travail produit 80% des résultats, comment pouvons-nous doubler ou tripler le temps passé sur ces activités ? si 80% du revenu provient de 20% des clients, comment pouvons-nous servir encore mieux ces clients ?
- De l’autre côté, nous avons un nombre très large de facteurs qui ont un impact limité, presque négligeable. Nous pouvons tout d’abord essayer d’augmenter leur contribution au résultat final en agissant sur les éléments qui les limitent. Ensuite, si cela est impossible ou demande beaucoup d’efforts, nous pouvons éliminer ou ignorer tout simplement ces facteurs.
Adopter la méthode 80/20
Pour implémenter cette approche dans nos activités, nous devons nous demander continuellement : quel est le 20% qui amène au 80% ? Il ne faut pas croire de connaître automatiquement la réponse, il faut vraiment analyser et observer ce qui se passe.
Adopter cette approche demande de changer notre manière habituelle de penser :
- Chercher une productivité exceptionnelle plutôt que fournir des efforts moyens
- Cherchez les raccourcis plutôt que faire le parcours complet
- Être sélectif, et non pas exhaustif
- Viser l’excellence dans peu de choses, plutôt que de bonnes performances dans beaucoup de domaines
- Ne faire que ce que nous connaissons le mieux et que nous aimons le plus
- Déléguer ou externaliser autant que possible les tâches de la vie quotidienne
- Prendre son temps, travailler moins et viser peu d’objectifs en accord avec le principe 80/20, plutôt que vouloir saisir toutes les opportunités disponibles
Richard Koch explique très bien comment le principe 80/20 appliqué au monde des affaires permet de maximiser le chiffre d’affaire et le profit, tout en réduisant la complexité et l’effort.
Mais dans cette vidéo je souhaite plutôt vous parler de la manière dont nous pouvons adopter ce principe dans notre vie quotidienne, en particulier dans notre relation au temps.
La gestion du temps selon le principe 80/20
Selon l’auteur, nos difficultés avec la gestion du temps ne sont pas tant liées à la manière dont nous l’utilisons, mais plutôt à comment nous pensons au temps.
Les accomplissements le plus significatifs d’un individu sont réalisés dans une petite partie de leur temps ; il y a un fort déséquilibre entre ce qui est créé, et le temps nécessaire à le créer. La même chose pour le bonheur : il se produit pendant des périodes assez limitées.
Le principe 80/20 a des fortes implications sur notre relation au temps : la plupart de ce que nous faisons a peu de valeur. Uniquement quelques fragments de notre temps ont une valeur beaucoup plus forte que tout le reste. Nous pouvons atteindre des résultats impressionnants juste en faisant bon usage de 20% de notre temps : donc nous avons du temps en abondance !
La clé n’est pas d’essayer de maximiser l’utilisation de notre temps. En utilisant des méthodes classiques de gestion du temps, nous pouvons augmenter notre productivité entre 15 et 25%. Il ne s’agit que d’améliorations marginales.
Il faut se focaliser sur les 20% d’activités qui produisent 80% des résultats. Il suffirait par exemple de doubler le temps passé sur ces 20% d’activités, et de laisser tomber tout le reste. Cela nous permettrait de ne travailler que 2 jours par semaine et, malgré ça, de réaliser 60% en plus de ce que nous faisons aujourd’hui.
Donc, notre préoccupation ne devrait pas être le manque de temps (nous en avons en abondance), mais le fait que nous en passons une très grande partie sur des activités à faible valeur.
Passé, présent et futur : comment les représenter
La manière la plus répandue de penser au temps est d’imaginer une ligne, avec passé, présent et futur l’un à la suite de l’autre. Cette représentation ne permet pas de bien illustrer l’influence de notre passé dans le présent, et de notre présent sur notre futur.
Une meilleure représentation du temps est une série de triangles entrelacés et de plus en plus grands. De cette manière, il devient évident l’intérêt de garder et développer les 20% du passé et du présent à plus forte valeur, pour créer un meilleur futur.
Le futur n’est donc pas un film au hasard, duquel nous sommes à mi-chemin, conscients et terrifiés par le temps qui passe à toute vitesse. Au contraire, le futur est une évolution du présent et du passé, qui nous donne l’occasion de créer quelque chose de meilleur, plus grand.
Plus des résultats pour moins d’effort
Une autre idée que nous devons changer est de dissocier effort et récompense. Même si ça demande des sacrifices, travailler dur est très valorisé, à la fois par éducation et par le sentiment de fierté qui en découle. Le problème est que travailler dur peut porter à des résultats modestes.
Si nous voulons multiplier nos résultats, nous avons besoins de moments de réflexion pour identifier le 20% d’activités qui portent à 80% des résultats, et très souvent ce 20% à forte valeur correspond à des activités que nous aimons.
L’attitude 80/20 invite à poursuivre les activités de haute valeur ou de haute satisfaction autans dans la sphère personnelle comme professionnelle, plutôt que de voir sa vie comme un échange entre travail et plaisir.
Il est très peu probable que le 20% du temps le plus précieux correspond aux moments où vous obéissez aux attentes ou aux indications des autres, où vous respectez les conventions sociales. Adopter un comportement ou des solutions conventionnelles vous conduit très probablement au 80% du temps passé sur des activités à faible valeur.
Identifier des manières inhabituelles ou excentriques d’utiliser votre temps peut être un excellent exercice. Evidemment, pas toutes les façons excentriques de passer son temps ne multiplient pas son efficacité ; mais il y en sûrement quelques unes qui peuvent y arriver.
Pouvez vous identifier quelqu’un parmi vos connaissances qui est à la fois extrêmement efficace et excentrique ? Comment pouvez-vous vous inspirer de son exemple ?
Adopter le principe 80/20 dans sa vie quotidienne demande effectivement de s’écarter des chemins battus, ce qui effectivement peut être inconfortable. Par contre, cet état d’esprit permet d’atteindre des résultats extraordinaires, dans une fraction du temps que nous avons à disposition.
Vraiment pas mal, lorsque l’on vie dans une société qui court après le temps.
Dans cette vidéo, vous avez découvert la puissance du principe 80/20, ainsi que ses implications dans la gestion du temps. Je vous donne rendez-vous la semaine prochaine pour découvrir comment ce même principe s’applique dans le monde des relations et du bonheur.
Quel est le 20% de vos activités qui génère 80% de vos résultats ?
Comment pouvez-vous doubler le temps que vous dédiez à ces activités ?
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