Maximiser le profit d’un business grâce aux systèmes : Le personal MBA de J. Kaufman
Bienvenue à la 4èmeet dernière vidéo dédiée au livre « Le personal MBA » de Josh Kaufman. Ce livre est un condensé de connaissances issues de livres, interviews, coaching en entreprise sur ce sujet. Il permet de se retrouver dans les 1% des gens qui mieux comprennent comment un business fonctionne, comment en créer un nouveau ou comment l’améliorer.
Dans les 2 premières vidéos, vous avez découverts les 5 principes fondamentaux à la base d’un business :
- La Création de valeur : identifier ce dont les gens ont besoin ou envie, et le créer
- Le Marketing : attirer l’attention et construire la demande pour ce que vous avez créé
- Les Ventes : transformer des clients potentiels dans des clients qui paient
- Les opérations : délivrer aux clients ce que vous avez promis, en vous assurant de leur satisfaction
- Les Finances : générer suffisamment d’argent pour continuer à fonctionner et pour justifier votre effort.
La troisième vidéo était focalisée sur le fonctionnement des personnes, un élément clé pour qu’une entreprise tourne bien.
La vidéo d’aujourd’hui est dédiée aux systèmes, le dernier aspect essentiel pour comprendre les fondamentaux d’un business. La vidéo est composée de trois parties : comprendre les systèmes, les analyser et les améliorer.
1. Comprendre les systèmes
Un système est un ensemble cohérent et auto-entretenu de sous-parties interconnectées. Un système fonctionnel résulte forcément de l’évolution d’un système plus simple qui fonctionnait déjà. Il est impossible de créer de zéro, par la théorie, un système qui fonctionne : il faut toujours commencer par faire fonctionner un système plus simple.
C’est la raison pour laquelle il faut procéder par des prototypes et des itérations successives lors de la création de valeur.
Un système est caractérisé par des flux en entrée, des ressources injectées dans le système (comme le capital ou le savoir-faire d’un employé), et des flux en sortie, des ressources produites par le système (comme des produits ou services ou le profit généré).
Quand elles ne sont pas en cours d’utilisation, ces ressources sont placées dans des stocks.
Une bonne gestion des flux en entrée et en sortie, et de la dimension des stocks, est fondamentale pour l’efficacité d’un système : l’objectif est de ne pas interrompre son fonctionnement à cause d’une ressource manquante, tout en évitant du gaspillage, qui pénalise la profitabilité.
Un feedback, ou boucle de retour, intervient quand une ressource produite par le système est injectée à nouveau en entrée. C’est la manière dont les systèmes apprennent au cours du temps. Repérer les feedbacks d’un système c’est ce qui permet de l’analyser et l’améliorer.
Les éléments universels de tout système sont l’interaction avec l’environnement, l’incertitudeet le changement. Aucun système fonctionne en isolement : pour fonctionner, il doit s’adapter aux caractéristiques et aux contraintes de l’environnement dans lequel il opère.
Parmi ces caractéristiques, il y a le changement. Rien ne peut rester statique indéfiniment. S’il y a toujours de l’incertitude sur comment les choses vont changer, le changement lui-même est une certitude.
Et pour assurer sa survie, le système doit changer à son tour et rester adapté au nouvel environnement. Charles Darwin, créateur de la théorie de l’évolution, disait que ce n’est pas l’espèce la plus forte qui survit, ni la plus intelligente, mais la plus habile à répondre au changement.
Il y a une grande différence entre risque et incertitude. Un risque est une éventualité que l’on sait envisager. Il est donc possible (même indispensable) de se préparer pour réagir bien et rapidement si le risque se concrétise.
L’incertitude, par contre, est un événement imprédictible. Personne ne le connait à l’avance. La seule chose à faire est rester flexible et résistant dans la gestion des imprévus.
2. Analyser les systèmes
Avant de pouvoir être optimisé, un système doit être analysé pour identifier ses axes d’amélioration. La première étape est la déconstruction, c’est dire la séparation des composants d’un systèmedans des sous-parties plus simples à comprendre. Parfois, des schémas ou des diagrammes aident grandement à la compréhension.
La deuxième étape de l’analyse consiste à collecter des donnéespendant que le système fonctionne, afin d’en mesurer la performance. Souvent, quand on choisi les indicateurs à suivre, on a tendance à se focaliser sur ceux qui sont simples à mesurer, plutôt que ceux qui sont vraiment importants.
Un fameux statisticien a dit : il vaut mieux avoir une réponse approximative à la bonne question, qu’une réponse exacte à la mauvaise question.
Voilà des excellentes questions pour chacun des principes fondamentaux d’un business :
- Création de valeur: à quelle vitesse le système crée-t-il de la valeur ? Quel est le niveau actuel des flux entrants ?
- Marketing : combien de personnes font attention à votre offre? combien de prospects acceptent de recevoir plus d’informations de votre part ?
- Ventes : combien de prospects deviennent des clients payants ? quelle est la valeur à vie du client moyen ?
- Opérations : à quelle rapidité pouvez-vous servir chaque client ? quel est le taux de réclamation ?
- Finance: quelle est votre marge de profit ? Êtes-vous financièrement suffisant ?
La troisième étape consiste dans l’analyse des données collectées. Le choix habituel pour représenter un système est la moyenne des valeurs mesurées. Mais si elle est utilisée de manière inappropriée, la moyenne peut porter à une mauvaise compréhension de la situation, et donc à des conclusions erronées. Des alternatives plus appropriées peuvent être la médiane, les percentiles ou la mode.
Regarder les indicateurs de manière agrégée peut parfois cacher des informations précieuses. La segmentation, c’est à dire séparer les données dans des sous-groupes bien définis, est une technique puissante pour une bonne analyse.
Etant des créatures sociales, nous accordons beaucoup d’importance à la manière dont les autres nous perçoivent. Lors de la mesure et l’analyse d’un système auquel nous participons, nous avons tendance à voir et présenter les choses mieux qu’elles ne le sont réellement.
Pour cette raison il est indispensable de procéder avec honnêteté analytique, avec la bonne distance. Si les enjeux sont trop importants, cela peut être utile de déléguer cette tâche à quelqu’un qui n’est pas personnellement impliqué dans le système.
3. Améliorer les systèmes
La création et l’amélioration des systèmes sont au cœur d’un business à succès. L’optimisation consiste à maximiser les flux en sortie, ou à minimiser les flux en entrée, de manière à incrémenter l’efficacité du système.
Agir en même temps sur plusieurs variables n’est pas une bonne stratégie, puisque nous risquons de mal comprendre les effets des changements sur le système dans sa globalité. Il vaut mieux se concentrer sur une seule variable à la fois, possiblement la plus importante, et se focaliser uniquement sur celle-ci.
D’ailleurs, d’après la loi de Pareto, 20% des variables vont conditionner 80% du résultat. La meilleure utilisation de son temps et son énergie consiste à les focaliser sur ces variables, critiques et peu nombreuses, plutôt que diluer l’effort sur la multitude d’éléments ayant peu d’impact.
Il faut aussi se méfier de la prédisposition humaine à vouloir faire quelque chose, à intervenir à tout prix, plutôt que de rien faire même quand cette dernière est la meilleure option. Pour corriger cette prédisposition il est utile d’analyser « l’hypothèse nulle », c’est à dire d’évaluer les conséquences de ne pas agir sur cette situation.
Avec la généralisation de l’informatique et des nouvelles technologies, une des optimisations le plus souvent poursuivies est l’automatisation, qui permet à un système ou un processus de fonctionner sans besoin de l’intervention humaine. Cela est bien adapté pour des tâches bien définies et répétitives.
Faites attention par contre aux raccourcis rapides ! D’après Bill Gates, le créateur de Microsoft, la première règle de toute technologie est que l’automatisation appliquée à une opération efficace augmentera l’efficacité. Et la seconde est que l’automatisation appliquée à une opération inefficace amplifiera l’inefficacité.
Et même quand un système automatisé est très efficace, et réduit considérablement l’effort humain, l’implication d’un humain reste cruciale pour contrôler le système.
En effet, le système devra toujours faire face à des circonstances imprévues ; sans l’intervention humaine, les dégâts risquent de s’amplifier.
Garder un état d’esprit expérimental reste un atout indéniable. Expérimenter en continu est la meilleure manière d’identifier les actions qui produisent réellement le résultat souhaité. Parfois il n’y a pas d’autres approches possibles que se jeter à l’eau et essayer.
Et même quand les choses ne se passent pas comme on veut, c’est très bien : on apprend plus des erreurs que des réussites. Analyser ce qui ne fonctionne pas donne des informations essentielles pour découvrir ce qui fonctionne.
Voilà, nous arrivons à la fin de cette vidéo et du livre « Le Personal MBA » de Josh Kaufman. Ces derniers conseils pour comprendre, analyser et améliorer les systèmes étaient les dernières compétences indispensables pour pouvoir bien gérer un business.
Maintenant, la seule chose qui reste à faire, est d’expérimenter avec ces notions dans la pratique. Vous verrez que avec une approche itérative, leur application reste assez simple.
Si vous avez envie d’approfondir le sujet, je vous conseille fortement de lire le livre et d’identifier quelles sont les idées qui attirent le plus votre attention et de les essayer.
Comment faites vous pour identifier la variable la plus importante dans votre système ?
Quelles questions vous vous posez pour explorer des pistes d’amélioration pour votre business ?
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