3 secrets d’un bon management : Le Manager Minute de Ken Blanchard et Spencer Johnson

« Le manager minute » est un vrai best seller dans les pratiques de management, avec plus de 20 millions de livres vendus dans le monde.

A travers l’histoire d’un brillant jeune professionnel, à la recherche d’un excellent manager afin d’apprendre à le devenir à son tour, les deux auteurs partagent ce qu’ils ont appris dans leurs études en médecine et sciences comportementales sur comment les gens produisent des excellents résultats tout en se sentant bien avec eux mêmes et avec l’organisation dans laquelle ils travaillent.

 

D’après Confucius, l’essence de la connaissance est, une fois que on l’a, de l’appliquer. C’est ça l’objectif du livre : les employés attendent de leur manager qu’il les guide. Et l’application quotidienne des principes que vous allez découvrir vous permettra d’aider vos collaborateurs à avoir une vie à la fois plus heureuse et plus productive.

 

Souvent, les managers se retrouvent dans une de ces deux catégories :

• Les managers autoritaires, orientés profits et résultats, toujours en charge de la situation. Si dans le court terme l’organisation semble profiter de leur approche, les collaborateurs perdent en autonomie, ce qui a un impact négatif sur le long terme.
• Les managers gentils, qui ont une approche participative et inclusive, avec un impact positif sur les personnes travaillant pour eux, mais finalement produisant des résultats moyens.

 

Pour atteindre une efficacité maximale, il ne faut pas choisir entre personnes et résultats : il faut garder les deux. Comment sortir de cette dichotomie ?

 

Le jeune professionnel entend beaucoup d’histoires sur un manager exceptionnel : les gens aiment travailler pour lui, et en même temps produisent des excellents résultats.

Il décide donc de le contacter pour aller voir de ses propres yeux, et découvrir ses secrets.

 

Le manager est d’accord pour le recevoir, et lui fait aussi rencontrer d’autres personnes qui travaillent pour lui. C’est lors de ces entretiens, que le jeune découvre les 3 secrets du « manager minute », les clés pour un management efficace et productif, qui combine le bien-être pour les collaborateurs et les résultats pour l’organisation.

La philosophie à la base de son approche est que les gens qui se sentent bien avec eux-mêmes produisent de bons résultats.

Les aider à se sentir bien est donc la clé pour une meilleure productivité, qui ne se limite pas à la quantité de travail réalisé, mais aussi à sa qualité.

 

Tout le monde l’appelle « manager minute » parce qu’il ne faut pas beaucoup de temps pour appliquer ces secrets. Une ou deux minutes sont souvent suffisantes.

Résultat : pas uniquement les gens sont motivés et les résultats sont bons, mais les managers retrouvent aussi beaucoup de temps pour eux-mêmes.

 

Secret n°1 : les objectifs minute

Dans la plupart des organisations, quand on demande aux gens quelles sont leurs activités et on pose la même question à leur responsable, les réponses sont différentes. Et cela arrive plus d’une fois d’être repris pour ne pas avoir réalisé une tâche que l’on ne savait même pas qui était sous notre responsabilité.

 

Pour cette raison, il est indispensable, au début d’une nouvelle tâche ou responsabilité, que le manager passe du temps avec son collaborateur pour clarifier ce qui est attendu. Et une fois que les attentes sont claires, il faut les mettre à l’écrit. Après les attentes, il faut aussi clarifier quelles sont les performances attendues.

Tout doit tenir sur une seule page, encore mieux en moins de 250 mots. N’importe qui doit être capable de lire l’objectif en moins d’une minute, et de bien comprendre ce qui est attendu.

 

Chacun garde une copie de cette page : le manager et le collaborateur, pour pouvoir vérifier régulièrement l’avancement vers l’objectif. Et pour ne pas se disperser sur trop de fronts, chaque collaborateur a entre 3 et 6 objectifs au total.

 

Rencontrer des difficultés lors du chemin est inévitable. Mais juste observer que quelque chose ne va pas n’est pas suffisant. On peut s’attaquer à la résolution d’un problème quand on est capable d’exprimer clairement la différence entre ce qui se passe et ce qui est visé.

Il faut exprimer ce qui se passe maintenant en termes observables et mesurables, et pas en termes d’attitude ou de ressenti. Et il faut exprimer ce que l’on souhaite atteindre en termes comportementaux : comment souhaite-on que les choses se passent ?

 

Identifier le problème et trouver la solution, afin d’atteindre un objectif, est de la responsabilité du collaborateur. Le rôle du manager ce n’est pas de trouver la solutionlui-même, mais de montrer au collaborateur comment la trouver. Souvent, la bonne approche est de poser les bonnes questions.

 

Secret n°2 : les compliments minute

Au début d’une nouvelle tâche ou responsabilité, c’est très compliqué de savoir si on est en train de bien faire ou pas. Et à ce stade, recevoir un feedback clair qui nous conforte que nous sommes dans la bonne direction est une aide précieuse qui nous encourage à continuer.

Et les compliments minute servent justement à ça : une fois fixé les objectifs, la responsabilité du manager est de faire comprendre au collaborateur, sans aucune ambiguïté, si la direction prise est la bonne.

 

Cela demande dans les premiers temps de suivre de très près les activités du collaborateur.

L’objectif n’est pas de les attraper en faisant quelque chose de mal pour les corriger, comme on a souvent l’habitude de faire.

Le plus efficace est de se focaliser sur le positif :l’objectif est de les attraper en faisant quelque chose bien, pour les encourager !

C’est comme ça qu’on aide un collaborateur à atteindre son plein potentiel.

 

Tout d’abord, le compliment doit arriver tout de suite après ce qui a été fait de bien, et pas uniquement lors l’entretien annuel.

Ensuite, il faut décrire très précisément ce qui a été bien fait : cela démontre que le compliment est sincère, et que le manager prête attention et suit de près l’activité du collaborateur.

Et pour terminer, il faut être cohérent : les compliments sur ce qui a été bien fait doivent arriver même si les choses ne vont pas bien par ailleurs.

 

L’attention du manager est indispensable au début de la nouvelle tâche ou responsabilité, le temps de la montée en compétence. Avec le temps, le collaborateur apprend à s’attraper tout seul en faisant quelque chose de bien, et à se complimenter : il n’a même plus besoin que le manager soit dans les parages.

Et cela permet au collaborateur de rester motivé et performant, et au manager de retrouver beaucoup de temps libre.

 

Secret n°3 : les reproches minute

Avec le temps et la pratique, les collaborateurs apprennent à fixer et décrire leurs objectifs en autonomie, ainsi qu’à exprimer leur propres compliments tous seuls.

Le manager continue à pratiquer les secrets 1 et 2, mais il n’a pas besoin de le faire très fréquemment, puisque les collaborateurs sont assez autonomes.

 

A ce stade, le manager peut aider ses collaborateurs à continuer à s’améliorer, et à améliorer leurs performances, avec les reproches minute.

Dès que l’on apprend de l’erreur, il faut aller voir le collaborateur. Une fois confirmé les faits, le manager explique exactement ce qui a été fait de mal. Ensuite, il partage ce qu’il ressent à ce sujet : s’il est en colère, agacé, frustré…

Après quelques secondes de silence, pendant lesquelles le collaborateur a le temps de bien absorber le message, le manager le rassure de sa compétence, ainsi que la confiance qu’il a à son regard.

Il lui fait part de son envie de revenir tôt pour le complimenter pour son travail, pourvu que le collaborateur comprenne que la même erreur ne sera pas acceptée une deuxième fois.

 

Il est important de comprendre que le reproche porte uniquement sur le comportement erroné, et jamais sur la personne ; il porte sur les faits, et non pas sur des impressions.

Et tant que le comportement du manager est cohérent, le reproche est bien accueilli par le collaborateur.

Le reproche ne dure pas plus d’une minute (souvent beaucoup moins), pendant laquelle le manager parle avec le collaborateur en le regardant dans les yeux. Et quand c’est fini, c’est fini.

Même si ça ne dure pas longtemps, le collaborateur n’oublie pas l’échange.

 

L’application de ces trois secrets dans la pratique quotidienne du management n’est pas toujours ni simple, ni agréable. A la fois le manager et le collaborateur doivent s’habituer à exprimer et à entendre des discussions inconfortables, comme peuvent l’être tant les compliments comme les reproches.

Mais c’est en investissant dans l’autonomie et l’épanouissement des collaborateurs que les managers font la meilleure utilisation de leur temps.

 

Qu’est-ce que vous pensez de ces principes de management ?

Est-ce que vous les utilisez dans votre pratique quotidienne, en tant que manager ou collaborateur ?

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