Efficacité maximale : la méthode Getting Things Done de David Allen

Une grande partie du stress que nous ressentons tous les jours provient des choses qui tournent en boucle dans notre tête.

Pour maximiser notre efficacité, nous devons réussir à la vider, grâce à un système capable de collecter toutes les choses dont nous avons la responsabilité, de définir quel résultat nous voulons atteindre sur ces choses et la toute prochaine action à réaliser, et d’avoir des rappels au bon moment pour réaliser cette action.

 

La méthode « Getting Things Done », résumée par David Allen dans son livre « S’organiser pour réussir », présente justement un système qui permet de maximiser notre efficacité. L’auteur a pu mettre au point ce système pendant plus de vingt ans de pratiques, en accompagnant de milliers de cadres et de dirigeants.

 

Cette méthode comporte 5 étapes :

1. collecter les choses qui nécessitent notre attention
2. définir leur nature et décider ce que nous souhaitons faire avec elles
3. organiser les résultats de ces décisions
4. réviser le système pour qu’il reste efficace
5. exécuter les actions définies

 

Dans la vidéo précédente, vous avez découvert les 2 premières, sur la collecte des « trucs » que nous avons en tête, et leur traitement.

Vous avez déjà pu commencer à implémenter la méthode en mettant en place vos bannettes de collecte et votre système de références, et en réalisant toutes les actions qui vont vous prendre moins de 2 minutes.

 

Dans cette vidéo, vous allez découvrir les 3 dernières étapes.

 

3. Organiser l’activité

La troisième étape consiste à organiser les choses que vous souhaitez suivre et gérer.

Difficilement vous allez créer votre système d’organisation d’un coup : vous allez l’adapter et le faire évoluer par rapport à vos besoins spécifiques.

Lors de cette phase, vous pouvez trouver 7 types de choses à suivre :

• 3 vous les avez déjà réalisées grâce à l’étape précédente : la liste « un jour / peut-être », le matériel de référence, et la liste des choses « en attente », ce que vous avez délégué.
• 4 autres sont à créer : les listes d’actions à faire dès que possible, les actions et informations notées dans un calendrier, la liste des « projets » et leur matériel de support.

 

Chacune de ces catégories représente un type d’engagement différent : elle doit donc être suivie de manière séparée si on ne veut pas perdre en efficacité.

Par exemple, il est nécessaire noter dans un calendrier les actions à effectuer à un jour ou à un moment précis. Et il faut résister à la tentation de faire de même avec les actions qui peuvent être réalisées dès que possible.

 

Dans votre calendrier il faut noter exclusivement les actions qui ne peuvent être réalisées que à un moment précis, par exemple votre rendez-vous chez un médecin.

Pour tout le reste, pour les actions que vous pouvez réaliser dès que possible, l’organisation la plus efficace selon David Allen est de les regrouper par rapport au contexte, l’outil ou la personne nécessaires pour compléter chaque action.

Les catégories proposées par l’auteur sont les suivantes :

• appels : listez tous les appels que vous devez faire, et assurez-vous d’avoir noté avec l’action le numéro à appeler
• ordinateur, et même connexion à Internet, pour toutes les actions à faire nécessitant l’utilisation de votre ordi, et d’être connecté au réseau
• commissions, qui contient toutes les tâches à faire quand vous êtes dehors, lors d’un trajet
• au bureau,à la maison, etcetera : si ces choses pouvez être faites uniquement à un endroit spécifique
• agendas(pour les personnes et les réunions), où noter les sujets à traiter lors d’une interaction avec quelqu’un ou lors d’une réunion, comme par exemple la liste de choses à discuter avec votre responsable.
• à lire, qui regroupe tous les articles et textes pour lesquelles votre prochaine action est de les lire.

 

Profitez de votre énergie lorsque vous êtes dans un certain mode. Par exemple, quand vous êtes en «mode téléphone», il est plus simple de passer plusieurs coups de fils.

Continuer à passer d’un comportement, d’un rythme, d’un outil à l’autre demande un surcoût d’énergie qui pénalise la productivité.

 

Pour les choses « en attente », qui ont été déléguée à d’autres, le rappel doit porter sur le résultat final attendu, plutôt que sur les actions à faire. Votre rôle est de vérifier régulièrement que tout avance correctement, pour pouvoir corriger/débloquer les situations si nécessaire.

 

Votreliste « Projets »est simplement un index complet de des sujets qui nécessitent plusieurs actions avant d’être terminé. Cette liste ne contient pas des plans détailles sur les projets eux-mêmes, et ne représente pas leur priorité.

Elle sert uniquement pour vous assurer que lors de votre étape de révision vous ne laissez de côté aucun élément important. Une seule liste est suffisante pour contenir l’ensemble de vos projets.

 

Pour terminer, vos matériels de support aux projetsne sont pas des rappels : ils sont des ressources à support de vos actions ou de vos réflexions sur un projet donné.

Si vous aurez stocké le matériel divisé par projet, il vous sera simple de le récupérer rapidement au bon moment, pendant l’exécution d’une action ou lors d’une conversation.

 

Vous pouvez réaliser votre système d’organisation de manière physique, avec des notes sur des feuilles de papier et des dossiers de classement, ou de manière numérique, utilisant les logiciels qui vous conviennent. Perso, je trouve les logiciels One Note ou Evernote des très bons outils.

Votre boîte mail peut être organisée de la même manière, avec des dossiers « Actions », « Projets », « En attente », « Un jour peut-être », « Références », etc. qui vous permettront de garder votre boîte de réception pratiquement vide, et d’organiser chaque mail selon sa nature et la prochaine action.

 

4. Réviser le système

Maintenant que l’ensemble de vos engagements a été collecté, traité et organisé, la 4^èmeétape est de réviser le systèmepour qu’il reste efficace. C’est la condition nécessaire pour garder l’esprit tranquille.

 

De manière quotidienne, regardez votre calendrier et vos listes des choses à faire.

Commencez par le calendrier, pour vous rappeler de ce que vous devez absolument réaliser le jour même. Ensuite, selon le contexte ou les outils à disposition, parcourez la liste des actions à faire. Cela vous permettra de décider s’il vaut mieux réaliser une de ces actions, où l’activité arrivée en même temps.

Le système et vos habitudes doivent permettre de voir toutes les actions possibles, au bon moment. Quand vous pouvez passer des coups de fil, c’est essentiel de voir la liste des appels à faire et prioriser sur le coup. Quand vous ne pouvez pas, si vous êtes en réunion par exemple, inutile de vous en préoccuper.

 

Une fois par semaine, réservez 2/3 heures pour votre « revue hebdomadaire ».

Pendant cette revue, vous parcourez les 4 étapes vues jusqu’ici (collecter, processer, organiser et réviser), pour remettre à jour le système avec tout ce qui s’est passé pendant la semaine.

Vous remettez tout dans vos bannettes de collecte, vous décidez ce que vous voulez en faire, et vous les insérez dans votre organisation. Vous parcourez la liste de projets, la liste « en jour/peut-être », la liste « en attente » pour prendre en compte les nouvelles priorités et ajuster vos listes d’actions.

La revue hebdomadaire vous permettra de vous retrouver la tête vide, chaque semaine.

 

5. Exécuter les actions

La cinquième et dernière étape de la méthode Getting Things Done est d’exécuter les actions des différentes listes.

Arrivés au moment de réaliser le travail quotidien, comment choisir l’action à réaliser parmi toutes celles listées ? La réponse de l’auteur est : faites confiance à votre cœur, ou à votre esprit.

 

De manière naturelle, ce choix suit 4 critères :

1. le contexte : qu’est ce que vous pouvez faire où vous vous trouvez avec les outils que vous avez ?
2. le temps disponible : accéder à l’ensemble des actions possibles, il sera plus simple de choisir celles qui mieux s’adaptent à la fenêtre de temps que vous avez
3. l’énergie disponible : chaque action nécessite un certain niveau d’énergie mentale et créative. Gardez une liste de chose à faire pour quand votre énergie est faible.
4. la priorité : étant donné le contexte, le temps et l’énergie que vous avez, le choix porte sur l’importance relative de chaque tâche.

 

Dans la journée de travail, nous sommes engagés dans une de ces 3 activités :

• Faire le travail prédéfini
• Faire le travail qui se manifeste dans le moment
• Définir votre travail

 

Nous sommes souvent plus à l’aise à gérer les surprises et les crises qui se présentent plutôt que piloter l’organisation, le traitement et l’évaluation du travail, qui est une activité moins évidente.

Mais sans examiner et renégocier régulièrement l’activité prédéfinie, le stress commence à monter.

Si réaliser le travail qui vient juste de se produire plutôt que le travail prévu est un choix conscient, nous faisons de notre mieux et nous gardons l’esprit tranquille.

 

Voilà, vous connaissez maintenant les 5 étapes de la méthode Getting Things Done, qui a aidé des milliers de professionnels à maximiser leur efficacité, tout en réduisant le stress et en vidant le cerveau.

Vous pouvez dès à présent mettre en place ce système pour collecter, traiter, organiser, réviser et exécuter toute votre activité, professionnelle ou personnelle.

Trouver votre adaptation idéale peut prendre un peu de temps, mais les résultats valent sûrement l’effort à faire.

 

Pensez-vous tester et mettre en place cette méthode ?

Avez-vous déjà obtenu des résultats ?

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