Priorité aux priorités de Stephen Covey
Cela vous est déjà arrivé de vous sentir complètement dépassé par toutes les choses à faire, au travail comme en famille ?
De devoir décider entre 2 activités, une de votre vie professionnelle, l’autre de votre vie perso, et de ne pas savoir laquelle prioriser ?
Est-ce que organisez déjà vos journées, mais cela ne vous aide pas à vous sentir bien par rapport à comment vous utilisez votre temps ?
Regardez l’animation :
Auteur du livre à succès les 7 habitudes des ceux qui réussissent tout ce qu’ils entreprennent, Stephen Covey souhaite nous aider à mieux organiser notre vie et notre emploi du temps en introduisant un paradigme complètement nouveau.
Le sujet de la gestion du temps s’est beaucoup développé dans les dernières décennies.
3 générations d’outils se sont suivies :
- la 1ère génération consiste dans les listes des choses à faire : cette approche permet de ne pas oublier les tâches à réaliser, de rester très flexible sur le choix de l’activité à un moment donné, mais ne permet pas de prioriser une tâche par rapport à une autre et n’aide pas à la tenue des délais
- la 2ème génération consiste dans la planification à l’aide d’un agenda : ici l’efficacité progresse beaucoup, grâce à la préparation et à la définition d’objectifs. Par contre, ce système est assez rigide, et souvent nous pousse à mettre notre emploi du temps avant les personnes
- la 3ème génération introduit les priorités et les valeurs personnelles dans la gestion de son temps, ce qui permet de donner une structure à ses objectifs et introduits la notion de court terme et long terme.
Même si cette approche semble complète et satisfaisante, en réalité elle contient des limitations qui peuvent devenir frustrantes : elle limite la flexibilité et la spontanéité, peut mener à un sentiment de culpabilité, et difficilement nous permet d’aller au delà des choses urgentes.
La 4ème génération dans la gestion du temps
Afin d’introduire la 4ème génération, il est indispensable comprendre la différence entre l’horloge et la boussole.
L’horloge représente nos activités, nos rendez-vous, nos engagements ; il représente donc la manière dont nous utilisons les moments de notre journée.
La boussole, quant à elle, représente notre conscience, nos valeurs et nos principes ; elle représente donc ce que est important pour nous, ce qui guide notre vie.
Dans l’organisation de notre temps, nous utilisons souvent l’horloge, ce qui nous permet d’être très efficaces et d’aller plus vite, mais cela ne nous mets pas à l’abri du risque d’avancer plus vite dans la mauvaise direction.
Pour avancer dans la bonne direction il est préférable utiliser sa boussole. Pour attendre sa destination, il vaut mieux marcher avec le bon cap plutôt que courir dans une autre direction.
Dans la culture d’aujourd’hui, l’efficacité et la vitesse sont par contre très valorisées. Pris par l’urgence de toutes les tâches à accomplir, nous nous lançons d’une activité à l’autre en mode pompier.
Nous avons développé une véritable addiction à l’urgence ; nous avons besoin du plaisir immédiat et de l’adrénaline d’un emploi du temps débordant. Mais dans une perspective de plus long terme, toutes ses tâches urgentes n’ont pas beaucoup de valeur, et n’apportent pas une véritable et profonde satisfaction.
Pour sortir de la tyrannie de l’urgence, il faut focaliser son attention sur les choses importantes.
Les 4 quadrants de l’organisation du temps
Il est possible de classer nos activités selon ces deux critères, l’urgence et l’importance, ce qui porte à 4 quadrants.
- dans le premier on a les choses urgentes et importantes, des véritables crises qu’on doit absolument traiter
- dans les 2ème, on trouve les choses importantes et non urgentes, comme la planification et la préparation, ou le soin des relations
- dans le 3ème, on a des activités urgentes mais non importantes : répondre à certains mails, participer à certaines réunions
- dans le 4ème, on trouve ce qui n’est ni important ni urgent : des échappatoires, des trivialités
Pilotés par l’urgence, nous passons une énorme partie de notre journée sur des activités du 1er et du 3ème quadrant. Nous y épuisons toute notre énergie, ce qui nous fait passer le temps restant dans les activités futiles du 4ème quadrant.
En donnant la priorité aux priorités, nous préférons l’important à l’urgent.
Nous devons donc privilégier les activités du 2ème cadrant. Pour trouver le temps nécessaire, il faut éliminer les activités du 3ème cadrant.
Nos besoins fondamentaux et notre énoncé de mission personnelle
Pour réussir à mettre les choses importantes d’abord, il faut déjà savoir ce qui est important pour nous.
Ils existent 4 besoins humains fondamentaux dont dépend notre bonheur :
- des besoins physiques (comme la santé, le repos, l’alimentation)
- des besoins sociaux (la famille, les amis, notre rôle dans la société)
- des besoins intellectuels (apprendre, se développer)
- des besoins spirituels (contribuer à des causes plus grandes que soi, aider les autres)
Nous sommes souvent dans l’erreur de penser que ces besoins sont distincts et que le bonheur consiste à les satisfaire l’un après l’autre, en passant d’une sphère à l’autre le plus vite possible.
En réalité, ces besoins sont interconnectés, et c’est quand on arrive à les satisfaire tous ensemble que nous suivons notre boussole.
Concrètement, pour vraiment donner la priorité aux priorités dans notre vie,vStephen Covey nous conseille de rédiger un énoncé de mission personnelle, qui résume la contribution que nous souhaitons transmettre autour de nous.
Pour sa rédaction, il est utile de penser aux différents rôles que nous remplissons dans notre vie :
- en famille en tant que parent, couple, fils …
- au travail, selon notre position et responsabilité
- dans la société, en tant qu’amis, voisin, citoyen
et d’indiquer pour chacun des rôles, nos valeurs profondes et intimes.
L’énoncé de mission représente notre boussole.
L’organisation du temps à la semaine
Nous pouvons ensuite aligner l’horloge à cette boussole en planifiant notre semaine en accord avec notre mission.
Nous pouvons trouver un moment dans la semaine pour planifier les actions ou les activités de chacun des rôles qui, si réalisés au cours de la semaine, contribuent véritablement à la qualité de notre vie.
La planification à la semaine est préférable à une planification quotidienne parce que cette dernière ne permet pas un recul suffisant pour sortir du paradigme de l’urgence.
Rester à son énoncé de mission sans planifier les activités importantes comporte par contre le risque de ne pas concrétiser ses priorités.
Planifier son temps à l’échelle de la semaine est donc le bon compromis à garder.
Cette planification permet déjà de réduire significativement la frustration et l’anxiété qui souvent sont lié à la non préparation.
Attention, par contre, au risque de devenir victime de sa planification. L’objectif ne doit pas être de remplir au maximum son emploi du temps ; l’objectif est de s’assurer que nous avons réservé du temps dans notre semaine pour les choses importantes pour nous.
Et il ne faut pas non plus oublier que ce n’est pas le respect de notre planning qui assure le bonheur.
Le planning est un outil qui doit nous aider à réaliser les choses importantes, nous ne sommes pas esclaves du planning. La vie nous réserve constamment des imprévus, de challenges comme des opportunités.
La connaissance de nos valeurs et nos principes nous aide à choisir à chaque moment la bonne priorité, s’il faut rester fidèle à son planning ou si accueillir la nouvelle opportunité puisqu’elle est plus importante.
Si on apprend à écouter notre conscience, nous serons certains de toujours choisir selon la bonne priorité.
Vous l’avez compris, donnez la priorité aux priorités est un paradigme qui va bien au delà des conseils sur comment s’organiser et planifier son temps.
Il est très loin des approches visant à maximiser l’efficacité et la productivité.
Il se focalise sur les choses qui apportent vraiment une différence dans la qualité de votre vie, et vous permet de réserver du temps dans la semaine pour vos vraies priorités.
Et vous, c’est quoi vos priorités ?
Indiquez-les dans les commentaires ci-dessous, cela nous permettra d’échanger plus.
Si vous voulez en savoir plus, vous pouvez retrouver le livre en cliquant sur le lien ci-dessous :
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